Hiljainen tieto puhutti

Työpajasta haettiin vinkkejä hiljaisen tiedon siirtämiseen

Innovaatioareena keräsi hiljaisesta tiedosta ja digitaalisista työkaluista kiinnostuneita organisaatioiden edustajia Hämeenlinnan Verkatehtaalle. Oma roolini koostui hiljaisen tiedon siirtämisen puheenvuorosta sekä työpajasta, jossa aihetta käsiteltiin syvällisemmin.

Työpajassa pohdittiin haasteita liittyen hiljaisen tiedon siirtämiseen sekä ratkaisuja esille tulleisiin haasteisiin. Esitykseeni voi tutustua SlideSharessa: http://www.slideshare.net/DigiHame/innovaatioareena-satu-luoma.

Osallistujat olivat hyvin kiinnostuneita teemasta, ja olivat tulleet tapahtumaan hankkimaan lisää tietoa ja ideoita käytännön toteuttamiseen. Yleisesti ottaen aihetta pidettiin haastavana. Näin varmasti onkin, koska ratkaisu ei ole yksinään esimerkiksi uuden tietojärjestelmän käyttöönotto tai yksittäisen osaamiskartoituksen laatiminen. Haasteena on myös se, että kaikkea hiljaista tietoa ei voida saada talteen eikä sen pitäisi olla tavoitteenakaan. Lisäksi hiljainen tieto on hyvin henkilökohtaista tietoa, joten siirtämistä ei voida pakottaa - motivaatio ja halu jakamiseen on lähdettävä ihmisestä itsestään. Kuitenkin on olemassa menetelmiä ja työkaluja digitaalisia ja ei-digitaalisia, jotka helpottavat hiljaisen tiedon siirtämistä.

Tässä vaiheessa on hyvä huomauttaa, että hiljaisen tiedon siirtäminen ei tarkoita samanlaista siirtämistä kuin esimerkiksi tavaran siirtäminen ihmiseltä toiselle. Hiljaiseen tietoon liittyy monimuotoisempia kuvioita, kuten vuorovaikutusta ihmisten välillä sekä sanallisen ja sanattoman viestinnän tulkintaa. Henkilökohtaisuuden vuoksi ihminen tulee paljastaneeksi aina itsestään jotain pientä jakaessaan hiljaista tietoaan. Näin ei käy tallennettaessa käsitteellistä tietoa - faktaa - esimerkiksi asiakastietojärjestelmään.

Työpajassa pohdittiin edellä kuvattuja haasteita ja löydettiin ongelmiin ratkaisuja tai ainakin ehdotuksia ratkaisuiksi. Keskeisimpänä toimenpiteenä pidettiin sitä, että ihmisten pitäisi tavata toisiaan enemmän. Se, mitä tapaamisella tarkoitetaan, jäi avoimeksi ja oli vilkkaasti keskusteltu aihe. Tapaaminen voi olla lyhyt, esimerkiksi kahvitauko, tai pidempi tapaaminen parin tunnin palaverissa. Tällöin kuitenkin pitäisi muistaa tarpeeksi löyhä aikataulu ja asialista, jotta jää tilaa hiljaisen tiedon siirtymiselle ja vapaalle kommunikoinnille.

Mielipiteitä jakoivat tapaaminen verkon avulla sekä digitaalisien työkalujen käyttö kommunikoinnissa. Osa oli sitä mieltä, että nämä eivät ole oikeanlaisia välineitä hiljaisen tiedon siirtämisen mahdollistamiseen, koska vaaditaan samassa fyysisessä paikassa olemista.

Toiset kokivat tällaiset työkalut hyvinkin hyödyllisiksi. Tässä oli nähtävissä ajatusmaailmoissa sukupolvien välisiä eroja. Yhdessä kuitenkin todettiin, että esim. videoneuvottelu ei vastaa täysin fyysistä tapaamista, mutta on hyvä väline tiettyihin tilanteisiin. Samaa mieltä oltiin myös siitä, että tapaamisten tulisi olla väljiä, jotta vapaamuotoiselle kanssakäymiselle jäisi tilaa.

Teeman parissa näyttäisi riittävän työsarkaa, koska aihe kiinnostaa monia, mutta osaamista ja tietoa puuttuu. Vajailla tiedoilla ja taidoilla on vaikea lähteä pohtimaan, mitä asioita organisaatiossa pitäisi tehdä, jotta saataisiin haluttuja tuloksia aikaan. Hiljainen tieto on monessa mukana, joten tavoitteet tulee asettaa organisaation tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Onnistuessaan hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämisellä voidaan muun muassa kehittää asiakaspalvelua, parantaa perehdyttämistä uuteen tehtävään tai hyödyntää kokeneempien työntekijöiden osaamista entistä paremmin.

kirjoittana Satu Luoma, Nurtsi Consulting

Satu Luoma toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan antia

VIDICO-hankkeen järjestämään Hiljaisen tiedon innovaatioareenaan Hämeenlinnan Verkatehtaalle perjantaina 12.11.2010 oli ilmoittautunut noin 50 kiinnostunutta miettimään tapoja tunnistaa ja hyödyntää yrityksissä olevaa hiljaista tietoa digitaalisin menetelmin. Joukko oli hyvin erilaisista lähtökohdista, mikä rikastutti mukavasti keskustelevia työpajoja.

Innovaatioareenoiden kautta etsitään uusia innovaatioita ja liiketoimintamahdollisuuksia. VIDICOn pk-yrityksille suunnatussa osakokonaisuudessa tarkoitus on löytää ratkaisuja hiljaisen tiedon tallentamiseen pk-yrityksissä ja kehittää hiljaisen tiedon tallentamiseen valmennusohjelma.

Toimivia työkaluja

Hiljaisen tiedon tallentamiseen ja käsittelyyn on jo olemassa erilaisia toimivia työkaluja. Osaan näistä työkaluja päästiin tutustumaan ja testailemaan hiljaisen tiedon innovaatioareenassa. Tilaisuudessa kiinnitettiin myös huomiota uusien toimintamallien vaikutukseen organisaatiossa. Joukkoälyn voimalla osallistujat pohtivat mitä esteitä on hiljaisen tiedon tallentamiselle sekä ratkaisuja miten esteet voitaisiin ratkaista.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan tarkoituksena oli tiedon jakamisen lisäksi etsiä pilottiyrityksiä VIDICO -hankkeeseen. Mukaan lähtevät pk-yritykset saavat apua hiljaisen tiedon digitalisointiin. Hiljaisen tiedon tallentaminen on tärkeää yrityksen toiminnan turvaamiseksi muutostilanteissa. Muutostilanne yrityksessä voi olla esimerkiksi avainhenkilön poistuminen yrityksen palveluksesta.

Vanhojen ja nuorten erilainen työtapa

Erilaiset muutokset luovat tilanteita, joissa organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintatapoja. Uusien työtapojen digitalisoinnissa tavoitteena on työssä oppimisen integroituminen työntekoon eikä niinkään erillisiin oppimisympäristöihin tai oppimistapahtumiin. Keskusteluissa muodostettiin näkemystä kuinka tätä uutta työtapaa ja digitalisointia voisi hyödyntää. Tavoitteena on tuoda oppivan organisaation elementtejä tietoisuuteen ja käytäntöön.

On havaittu, että työn tekemisen kulttuuri on muuttunut ja sukupolvilla on hyvin erityyppinen näkemys työnteosta. Vanhemmalla sukupolvella on käsitys hyvin suuri luottamus prosesseihin ja järjestettyyn tietoon. Ongelmanratkaisu on usein hidasta, mutta rutiineissa voidaan nojata vahvasti prosessikuvaukseen. Nuoremmassa sukupolvessa on enemmän niitä, jotka hyödyntävät kompleksista ja verkottunutta työtapaa, joka ratkaisee ongelmia ketterästi. Toisaalta kaoottisempi työtapa rasittaa rutiinityön suorittamista.

Vanhemman ja uudemman työtavan ihmisten tulisi kuitenkin usein pystyä toimimaan samassa organisaatiossa. VIDICO hiljainen tieto osakokonaisuus tarjoaa apua osaamisen hyödyntämiseksi erityyppisille työskentelytavoille pk-yrityksessä ja kertomalla minkälaisia teknisiä ratkaisuja tietämyksen välittämiseen löytyy.

kirjoittajana Virpi Messman

Virpi Messman toimii projektipäällikkönä VIDICO-hankkeen Hiljainen tieto yrityksissä -osaprojektissa.