Hiljaisen tiedon innovaatioareena on nyt takana ja on aika pysähtyä hetkeksi miettimään tapahtuman antia. Itse olin kertomassa digityökalujen pk-yrityksille tarjoamista mahdollisuuksista. Digityökaluilla tarkoitan erilaisia verkkopalveluita ja sovelluksia joita yritys voi hyödyntää prosessien ja toiminnan tehostamiseen. Esimerkiksi myynnin ja projektien hallintaan löytyy helppokäyttöisiä ja edullisia palveluita.
Yleisen tietoiskun jälkeen tutustuimme pienemmällä porukalla aiheeseen paremmin työpajaosiossa ja keskustelimme sopivien työkalujen valitsemisesta. Seuraavassa joitain keskusteluissa esiin nousseita teemoja.
Yleisökommentin mukaan suomalainen yrittäjä on yleensä keski-ikäinen mies (Tilastokeskuksen tilasto aiheesta -http://www.stat.fi/tup/tietoaika/tilaajat/ta_11_03_ikaant_yrit.html ) eikä hänellä ole hirveästi tietoa tietotekniikan tarjoamista uusista mahdollisuuksista. Siksi uskonkin että "kansanvalistustyölle" eli uusista mahdollisuuksista kertomiselle on tarvetta lähivuosina enemmänkin. Haaste voi kuitenkin olla saada yrittäjät kiinnostumaan aiheesta joka on heille lähinnä epämääräinen ja pelottava. Nuoremmat työntekijät ja tulevat sukupolvenvaihdokset toivottavasti kuitenkin vauhdittavat kehitystä haastamalla yritysten johtoa tietotekniikan hyödyntämiseksi.
Hiljaisen tiedon siirtoon ja tallentamiseen panostamalla yritys voi vähentää riskejään poikkeustilanteiden varalta. Jos yrityksen avainhenkilö esimerkiksi sairastuu äkillisesti tai lähtee yrityksestä on yrityksen toiminnan jatkuvuudelle hyvin arvokasta jos tieto on verkkotyökaluissa ja koko firman käytössä eikä haudattuna kyseisen henkilön sähköpostilaatikkoon. Sähköposti on valitettavasti tiedon hautausmaa, josta siirtymällä sopiviin verkkotyökaluihin voi helpottaa sähköpostiähkyä sekä tehostaa yhteistyötä ja tiedon kulkua. Oikeilla työkaluilla ja toimintatavoilla hiljainen tieto tallentuu ja jalostuu normaalin työnteon sivutuotteena ja tärkeä tieto jää talteen yrityksen sisälle.
Työpajoissa pohdimme digityökalujen valintaa - siinä mietityttivät tietoturva, pitkälle tähtäävien valintojen tekeminen, työkaluun sitoutuminen sekä palvelujen luotettavuus. Oikeasti korkeaa tietoturvaa tarvitseville yrityksille amerikkalaisten yritysten verkossa tarjoamat palvelut ovatkin varmasti riski. Kysymys lähinnä onkin millaiset vaatimukset normaalilla yrityksellä pitäisi olla ja mille tasolle riskit asettuvat hyötyihin nähden? Itse ylläpidettyjen järjestelmien turvallisuus voi myös oikeasti olla heikompi kuin yritys kuvittelee, varsinkin jos yritys ei itse toimi IT-alalla. Tietoturvariskejä voi vähentää myös valitsemalla suomalaisen palveluntarjoajan, mutta silloin palvelutarjonta pienenee merkittävästi.
Yrittäjät haluaisivat tehdä hyviä ja pitkälle kantavia päätöksiä. Joku kertoi yrittäjästä joka oli uusinut kotisivunsa vuosi sitten ja nyt uudistus joudutaan tekemään uudestaan koska käytetty työkalu on poistumassa markkinoilta. Toinen esimerkki on Drop.io -palvelun katoaminen Facebookin ostettua yritys (uutinen englanniksi - http://techcrunch.com/2010/10/29/facebook-acquires-drop-io-nabs-sam-lessin/ ). Käyttäjille on annettu kaksi kuukautta aikaa siirtää tietonsa pois ennen palvelun alasajoa.
Valitettavasti IT-maailman kehitystahti on perinteisiä liiketoiminta-alueita paljon nopeampi joten palvelut kehittyvät jatkuvasti mutta osa niistä myös katoaa markkinoilta. Hyödynnettävää palvelua valittaessa kannattaakin selvittää paljonko palvelulla on käyttäjiä ja vaikuttaako yrityksen bisnesmalli kannattavalta. Nyrkkisääntönä olen itse pitänyt valita suosittuja palveluita jotta riski palvelun katoamisesta pienenisi.
Kannattaa myös selvittää saako työkalusta tuotua omat tietonsa ulos jotta käytettävän palvelun vaihtaminen olisi mahdollista. Lisäksi ennen lopullista valintaa kannattaa kokeilla palvelua koekäytössä jotta sopivuus omiin tarpeisiin ja järjestelmän todellinen käytettävyys selviävät.
Digityökaluilla pk-yritys voi säästää rahaa, tehostaa toimintaansa ja tallentaa hiljaista tietoa eli ne tarjoavat uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Jos aihe kiinnostaa, kannattaa tutustua Innovaatioareenassa pitämääni esitykseen joka on jaossa SlideShare-palvelussa (esitys -http://www.slideshare.net/DigiHame/innovaa).´http:/www.slideshare.net/DigiHame/innovaa )
kirjoittajana Harri Lakkala Intosome
Harri Lakkala toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.
