Yhteisöllinen toimintatapa projektityöskentelyn tehostamisessa

Yhteisöllisten työkalujen ja toimintatapojen käyttöönotto yrityksissä on välillä haastavaa, sillä siinä kietoutuvat yhteen uusien työkalujen tuominen käyttöön sekä totuttujen käytäntöjen muuttaminen – välillä aika radikaalistikin. Ongelmaa vielä helposti pahentaa, jos yrityksessä ei ole selvillä mitä ongelmaa oikeastaan ollaan ratkaisemassa. Jos työkalujen käyttöönotto paneutuu yleisesti viestinnän ja yhteistyön tukemiseen, niin käytännössä se ei paneudu mihinkään, mikä aiheuttaa ongelmia. Työntekijät eivät ymmärrä mihin uusia työkaluja tulisi käyttää ja johto turhautuu, kun kukaan ei käytäkään uusia järjestelmiä. Tämän vuoksi kannattaa heti alussa tunnistaa yksi tai kaksi kehittämisaluetta, joissa uusista työkaluista uskotaan saatavan hyötyjä nopeimmin.

Eräs hyvä kehittämisalue, mikä minulle on tullut vastaan sekä VIDICO hankkeessa, että muissa toimeksiannoissa, ovat projektit. Jos yrityksessä tehdään isoja tai pieniä asiakasprojekteja tai toiminnan kehittämistä projektimuodossa kannattaa projektityökalut ja -käytännöt päivittää nykypäivään. Tyypillisesti työkalut ja toimintatavat vaihtelevat eri puolilla organisaatiota, projektien hallinta ja niiden seuraaminen on vaikeaa ja kaikki asiakkaan tai sidosryhmien kanssa sovitut asiat eivät välity koko projektiryhmälle.

Projektinhallintaan löytyy lukematon määrä ohjelmistoja ja verkkopalveluja, ja yhä useammin ne sopivat myös pienen yrityksen budjettiin. Isompi ongelma onkin hahmottaa mitkä omat tarpeet projektinhallintatyökalulle ovat ja löytää tarpeisiin soveltuva järjestelmä. Sopivan työkalun löytämistä vaikuttaa lisäksi se että esitteiden ja ominaisuuslistojen läpikäynti ei kuitenkaan riitä sopivan työkalun löytämiseen. Kuten vanha sanonta toteaa: "moni kakku päältä kaunis", eli lupauksista huolimatta listattu ominaisuus voikin olla riittämätön tai sitten koko järjestelmän käytettävyys onkin huonolla tasolla.

Kuitenkin, ennen omien projektinhallintatarpeiden keräämistä, yritysten tulisi ensin päivittää oma projektimallinsa. Tiesitkö esimerkiksi että nykypäivänä sähköpostien käyttöä projektikommunikoinnissa kannattaisi välttää ja että voit monessa työkalussa kutsua myös asiakkaasi mukaan projektitilaasi? Keräämällä kaiken projektiin liittyvän kommunikoinnin ja materiaalit yhteen paikkaan, voidaan projektitoimintaa tehostaa selvästi. Tämä on kuitenkin yleensä iso muutos nykyiseen toimintamalliin verrattuna, sekä yrityksen omille työntekijöille että asiakkaille, ja voi herättää alussa kysymyksiä ja pelkoja.

Esimerkiksi sähköpostista luopuminen on monelle vaikeaa – vaikka moni ei myönnäkään sitä suoraan. Viestintävälineen lisäksi sähköpostista on nimittäin tullut ryhmätyötyökalu ja päivittäinen tehtävälista meistä monelle. Ongelmana on kuitenkin, että sähköpostikeskustelut eivät näy kuin niissä mukana oleville ja keskustelut tallentuvat yksittäisten työntekijöiden postilaatikoihin, eivätkä yrityksen yhteiseen tietopankkiin. Tämän vuoksi modernit projektityökalut tarjoavat keskusteluominaisuudet projektiin liittyvään viestintään sekä tavan jakaa sisältöjä ja lisäksi tuottaa niitä yhdessä. Esimerkiksi wikit mahdollistavat sisältöjen luomisen yhteistyössä – tästä tunnetuimpana esimerkkinä on Wikipedia – ja yhteiskirjoittamisen työkalut, kuten esimerkiksi Google Drive, saman tekstisisällön tai laskelman muokkaamisen yhtä aikaa.

Yhdistämällä edellä mainitut modernit viestintä- ja sisällöntuotantotavat perusprojektinhallintatoimintoihin, kuten projektien suunnitteluun, tehtävienhallintaan ja tuntiseurantaan, saadaan koottua työkalupakki tehokkaaseen projektinhallintaan. Huomaa, että kaikkia toimintoja ei välttämättä löydy yhdestä järjestelmästä, joten voi olla järkevää käyttää muutamaa rinnakkaista järjestelmää. Esimerkiksi projektinhallintatyökalun rinnalla voidaan käyttää Google Driveä tiedostojen tallentamiseen ja sisältöjen yhteiskirjoittamiseen tai tuntiseurantaa voidaan tehdä erillisessä työkalussa. Tuntiseurantaa tekevien yritysten kannattaa esimerkiksi tutustua Toggl-palveluun (www.toggl.com), joka on hyvä esimerkki toimivasta tuntiseurantatyökalusta.

Projektikäytäntöjen kehittäminen käytännössä - Case Codelma

Sisäisiä toimintatapoja kehitettiin muutamassa VIDICO-pilottiyrityksessä, mutta projektinhallintaan keskityttiin erityisesti Codelmassa. Codelma on pieni ohjelmistokehityspalveluja tarjoava yritys Hämeenlinnassa. Yrityksessä ei ollut erillistä työkalua projektinhallintaan eikä projektikäytäntöjä oltu dokumentoitu tai mietitty tarkemmin ennen pilottia. VIDICO-pilotin puitteissa Codelmalle työstettiin yhdessä uusi tavoiteltava projektimalli, selkeytettiin projektinhallinnan kehittämistarpeet, etsittiin projektinhallintatyökalu ja aloitettiin työkalun käyttöönotto. Codelman sekä parin muun pilottiyrityksen kokemuksia VIDICO hankkeesta on koottu alta löytyvään videoon.

Video

Codelmalle soveltuvan projektinhallintatyökalun löytämiseksi tein vertailun kolmesta harkittavana olleesta vaihtoehdosta. Vertailussa oli mukana CRM-järjestelmä Vtiger (sisältää myös projektinhallintatoiminnot, http://www.vtiger.com/), avoimen lähdekoodin projektinhallintatyökalu Collabtive (http://collabtive.o-dyn.de/) sekä suosittu projektipalvelu Basecamp (http://basecamp.com). Tein raportista myös yleisversion muiden aiheesta kiinnostuneiden hyödynnettäväksi. Raportti löytyy alta tähän blogikirjoitukseen upotettuna, sekä VIDICO hankkeen SlideShare-kanavalta (http://www.slideshare.net/VIDICOhanke).

 Projektityökalut raportti 

Codelman valinnasta kiinnostuneille voin paljastaa, että lopulta he eivät valinneetkaan mitään kartoituksen vaihtoehdoista, vaan erään muun järjestelmän, joka tuli kartoituksen aikana vastaan verkkokeskusteluissa. Järjestelmien läpikäynti auttoi kuitenkin selkeyttämään haluttuja toimintoja ja käyttökokemusta, sekä nosti esiin uusia työkaluvaihtoehtoja, joten kartoituksesta oli selkeää hyötyä. Valittuun järjestelmään on oltu tyytyväisiä ja sen käyttöönottoa viedään suunnitelmallisesti, vaiheittain eteenpäin. Pilotissa aloitettu projektikäytäntöjen kehittäminen jatkuu Codelmassa edelleen omatoimisesti, mutta selkeää edistystä saavutettiin jo pilotin aikana.

Projektinhallinnan kehittäminen on hyvä alue yhteisöllisten toimintatapojen käyttöönoton aloittamiseen. Kehittämisessä kannattaa kuitenkin lähteä liikkeelle tavoitellusta toimintamallista ja miettiä työkaluvalinnat sen kautta.

Harri Lakkala, Intosome

Pk-yrityksiä kehittämässä – Katsaus VIDICO-hankkeen kolmeen vuoteen

VIDICO-hanke alkaa olla lopussa ja on aika omasta puolestani tehdä katsaus matkan aikana tehtyyn ja opittuun. Intosome on ollut mukana hankkeen pk-yritysosiossa asiantuntijatahona alusta lähtien, mutta itse olen osallistunut vain osaan piloteista. Pilottien asiantuntijat on valittu yritysten tarpeen mukaan mukaan kilpailutetuista asiantuntijoista tai hankkeen henkilökunnasta.
Hankkeen pääteemana on ollut hiljaisen tiedon tallentaminen toimialueen pk-yrityksissä ja kaikki yrityspilotit ovatkin liittyneet siihen. Toinen tärkeä ja etenkin itseäni kiinnostava aihe on ollut sosiaalisen median työkalujen ja toimintatapojen hyödyntäminen tuon tavoitteen saavuttamiseksi eli miten "some" eli sosiaalinen media voisi auttaa hiljaisen tiedon tuomisessa esiin ja tallentamisessa.

Itse uskon että hiljaisen tiedon tallentamisen ei tulisi olla erillinen aktiviteetti, jota tehdään kun ehditään, vaan oikeasti osa työprosesseja. Tällöin hiljainen tieto tallentuu enemmänkin työn tekemisen sivutuotteena, eikä sitä vain yritetä epätoivoisesti jälkikäteen kirjata ylös. Ihmiset eivät myöskään osaa kertoa mitä kaikkea he tietävät ja osaavat. Esimerkiksi, jos 30 vuotta autoja korjanneelta asentajalta kysyy mitä hän tietää autoista, ei tämä osaa sanoa aiheesta lopulta kovinkaan paljon tai ole kovin innostunut sen kirjaamisesta johonkin järjestelmään. Silti jos häneltä kysyy tietyn vuosimallin Corollan moottorista kuuluvasta sivuäänestä, niin lista todennäköisimmistä syistä tulee kuin apteekin hyllyltä.

Kokeneen työntekijän eläköitymisen tai työpaikan vaihdon myötä yrityksestä myös häviää todella arvokasta tietoa, eikä työntekijän kaikkea osaamistaan pystytä millään taltioimaan ennen poisjääntiä. Perinteiset keinot, kuten esimerkiksi mestari-kisälli -malli, voivat auttaa osaamisen siirtämisessä osaltaan eteenpäin, mutta iso osa hiljaisesta tiedosta katoaa. Kenen tahansa työntekijän työkyky saattaa myös hävitä yllättäen, mikä tarkoittaa että jos hiljaista tietoa ei kerätä jatkuvasti yrityksellä on isoja riskejä toiminnan jatkuvuuden suhteen. Yrityksille olisi siis todella arvokasta saada käyttöönsä työkalut ja toimintatavat, jotka tallentaisivat tietoa nykyistä tehokkaammin ja jotka olisivat osa normaaleja työprosesseja. Uudet yhteisölliset työkalut tarjoavat nyt tähän mahdollisuuden ja osa yrityksistä onkin jo lähtenyt kehittämään toimintaansa tähän suuntaan.

Itse olen esimerkiksi aina työelämässä ollessani ollut ahkera tekemään muistiinpanoja (mm. tapaamisissa ja projekteja suunnittelessani) ja olen täyttänyt oman osuuteni muistikirjoja erilaisilla harakanvarpailla. Vaikka paperimuistikirjat ovatkin mukavia ja tuttuja niiden ongelma on että ne ovat henkilökohtaisia – muut eivät näe muistiinpanojani – sekä se että tieto ei ole digitaalisessa muodossa. Tällöin kokousmuistion kirjoittamiseen menee enemmän aikaa, kun digitaalista pohjaa ei ole, ja se jää helposti tekemättä muiden kiireiden vuoksi.

Itsekin pienyrittäjänä toimiessani arvostan tehokkuutta, joten yritin ensin tehdä muistiinpanoja tekstieditorilla erilaisiin dokumentteihin, mutta siitä ei tullut mitään. Jossain vaiheessa kuitenkin törmäsin uuteen mielenkiintoiseen verkkopalveluun, joka lupasi toimia sähköisenä muistinani. Nyt Evernote (www.evernote.com) onkin korvannut muistikirjani sekä ison pinon keltaisia muistilappuja tietokoneeni vieressä. Paperista muistikirjaa en ole käyttänyt muutamaan vuoteen, enkä enää edes tiedä mihin olen sen laittanut talteen. Evernote on nyt oma sähköinen muistini josta tietoa on helppo etsiä, jonka sisältöjä voi käyttää helposti pohjana jatkotyöstössä ja jonka avulla voin vaivattomasti jakaa muistiinpanoja kollegoideni kanssa.
Muistiinpanojen kirjoittaminen suoraan tietokoneelle on vain yksi pieni muutos, mutta kuitenkin pidemmällä aikajänteellä merkittävä sellainen. Useammalla vastaavalla pienellä muutoksella toimintaa ja tiedon tallentumista voi tehostaa jo selvästi. Muun muassa verkkokokoukset, yhteisölliset laatukäsikirjat ja tehokkaammat viestintäratkaisut ovat osoittautuneet tehokkaiksi keinoiksi yritysten kehittämiseen. Kaikkea ei tietenkään kannata yrittää muuttaa kerralla, vaan edetä askel kerrallaan selkeimpien tarpeiden mukaan.

Mitä VIDICO-piloteissa sitten on tehty? Pilotteihin osallistuneet yritykset ovat olleet hyvin erilaisia, joten myös pilotit ovat olleet hyvin erilaisia. Pilotit voi jakaa esimerkiksi ulkoiseen eli asiakasrajapintaan ja sisäiseen hyödyntämiseen keskittyviin.
Ulkoinen hyödyntäminen

Menossa oleva digitaalinen murros siirtää kaupankäyntiä ja kanssakäyntiä asiakkaiden kanssa yhä enemmän verkkoon. Moni pk-yritys on kiinnostunut hyödyntämään verkkoa, mutta se miten tämä kannattaa tehdä ja mitä se vaatii on vielä pitkälti hämärän peitossa. Verkkokaupparatkaisut, logistiikkapalvelut ja maksutavat ovat vain etäisesti tuttuja, sosiaalisen median hyödyntämisestä ja sisältömarkkinoinnista puhumattakaan.

Kahdessa VIDICO-pilotissa käsiteltiin asiakkaiden tehokkaampaa osallistamissa verkossa ja verkkokaupan avaamisen tai kehittämisen miettiminen oli osana tarkastelua. Jotta piloteissa kerätty tieto saataisiin hyödynnettyä paremmin laadin yrityspilottien pohjalta yleisemmän tietopaketin verkkokauppaan laajentumista suunnittelevalle pienyritykselle. Raportti tarjoaa perustiedot verkkoliiketoiminnasta esimerkiksi tällä hetkellä kivijalkamyymälää pyörittävälle yrittäjälle, joka miettii verkkokaupan avaamista, tai pienyritykselle joka haluaa kehittää verkkokauppaansa. Raportin voi ladata itselleen VIDICO-hankkeen SlideShare-sivulta.
VERKKOKAUPPARAPORTTI

Hankkeen piloteissa verkossa toimimista asiakkaiden kanssa katsottiin laajemmin. Laadin muun muassa konseptin yhteisöllisestä verkkokaupasta ja etsimme osallistavia tapoja viestiä verkossa. Lisäksi yhdessä pilotissa jaettiin tietoa ja osallistettiin asiantuntijoita hyvin perinteisellä alalla wikejä ja verkkovideoita hyödyntämällä.
Sisäinen hyödyntäminen

Suurin osa piloteista keskittyi yritysten sisäisen toiminnan kehittämiseen, mikä on luontevaa kun hanke keskittyi hiljaiseen tietoon. Yleisenä teemana oli kommunikoinnin ja yhteisten sisältöjen tuottamisen tukeminen verkkotyökaluilla, mutta eri yrityksissä aihetta lähestyttiin vaihtelevista näkökulmista.

Työkaluina piloteissa ovat nousseet esille etenkin mikroblogit ja wikit. Kyseiset työkalut ovat termeinä vielä yrityksissä heikosti tunnettuja, mutta toimintatavat ovat tulleet monelle vastaan verkossa. Mikroblogijärjestelmät mahdollistavat lyhyiden päivitysten julkaisemisen, kommentoinnin ja niistä tykkäämisen. Tämä on käytännössä hyvin lähellä Facebookin tilannepäivityksiä, mutta toiminnallisuus on viety yrityskäyttöön. Mikroblogit tukevat hyvin yhteisiä keskusteluja ja soveltuvat esimerkiksi sähköpostien korvaamiseen yrityksen sisällä tai projekteissa, jossa on mukana ihmisiä useasta eri organisaatiosta. Wikien idea on puolestaan tuttu Wikipedian kautta eli ne ovat sivustoja sisältöjen tuottamiseen yhdessä ilman versiointiongelmia sekä mahdollistavat sisällöistä keskustelun. Wikejä voi hyödyntää esimerkiksi suunnittelutyön dokumentoinnissa tai laatukäsikirjan ylläpitämisessä.

Mikroblogeja pilotointiin muutamassa yrityksessä. Hyödynnettyä mikroblogityökalua, Yammeria (www.yammer.com), pidettiin helppokäyttöisenä ja etuja sähköpostiin verrattuna selkeinä. Yrityksissä, joissa on kuitenkin jo paljon viestintätyökaluja, kuten sähköposti, pikaviestit ja nettipuhelut, käytössä uuden ratkaisun käyttötarkoituksen löytäminen ja käytön ylläpitäminen ei ole helppoa. Kuten minkä tahansa uuden työkalun, mikroblogienkin käyttöönotto tarvitsee selkeän tarpeen ja käyttökohteen sekä laajemman toimintakulttuurin muutoksen. Johdon esimerkki ja käytäntöjen sopiminen yhdessä ovat myös tärkeitä.

Wikejä tuotiin käyttöön eräässä pilottiyrityksessä asiakastietojen ja järjestelmien dokumentaation tallentamiseen. Niidenkin käyttöönotto vaatii isoja muutoksia yhteisiin käytäntöihin, mutta toisaalta wikit tarjoavat merkittäviä parannuksia prosesseiden tehokkuuteen ja tiedonkulkuun, kun ne on saatu käyttöön. Wikit voivat myös toimia alustana yrityksen intranetin rakentamiseen.

Toisessa pilottiyrityksessä puolestaan kehittäminen lähti liikkeelle projektinhallinnan haasteista. Pilotissa selvitettiin ja dokumentoitiin projektinhallintaan liittyvät tarpeet, etsittiin yrityksen tarpeisiin soveltuvaa projektinhallintatyökalua ja kehitettiin yhdessä projektikäytäntöjä. Yrityksen koko henkilöstö osallistettiin kehittämiseen ja päätökset valittavasta järjestelmästä ja muutoksista tehtiin yhteisesti. Henkilöstön osallistaminen auttoi toimintatapojen muuttamisessa, eikä erillistä viestintää muutoksista tarvittu. Pilottia varten läpikäydyistä projektinhallintaratkaisuista tullaan jakamaan tietoa laajemmin vielä erillisen blogikirjoituksen ja raportin muodossa.
Yhteenveto

Pilottien kautta on kehitetty laajempaa yhteisöllistä toimintamallia pk-yrityksille. Yhteisöllisen toimintamallin käyttöönotolla suomalaisten yritysten kilpailukykyä voisi parantaa merkittävästi ja toimintamallit eivät ole pelkästään IT-yritysten vaan kaikkien hyödynnettävissä. Isommilla yrityksillä on varaa kehittämiseen omalla kustannuksellaan, mutta pienyrityksille julkisesti tuetut hankkeet ovat tärkeitä, joten toivottavasti VIDICOn kaltaisia hankkeita nähdään tulevaisuudessakin.

Näin konsultin näkökulmasta VIDICO-hanke on ollut hyvin kiinnostava ja antoisa työmaa. Pilotit on suunniteltu ja toteutettu yritysten tarpeista lähtien ja niissä on ollut hyvin monipuolista tekemistä – mm. tiedonhakua, suunnittelua, kouluttamista ja fasilitointia. Olen päässyt tutustumaan hienoihin suomalaisiin yrityksiin ja kehittämään myös omaa osaamistani. Kiitos omasta puolestani hankkeeseen osallistuneille yrityksille sekä Innoparkilta hankkeeseen osallistuneille ihmisille!

kirjoittajana Harri Lakkala Intosome

Harri Lakkala toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa.

Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamallin ja käsikirjan julkaisutilaisuus 16.4.2013 Innoparkissa Hämeenlinnassa

Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamalli ja sen käyttöä opastava käsikirja on tehty auttamaan kuntaorganisaatioita palvelujen sähköistämisprosessin laadukkaassa toteutuksessa. Toimintamallin ovat laatineet yhteistyössä Hämeenlinnan kaupunki, Innopark Programmes Oy sekä Tieto Oyj/Public Services osana VIDICO-hanketta.

VIDICO-hankkeen Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämistä edistäneen kehitystyön osana syntynyt Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamalli ja käsikirja julkaistaan virallisesti Innoparkissa Hämeenlinnassa tiistaina 16.4.2013 järjestettävässä tilaisuudessa. Tuolloin kuullaan Hämeenlinnan kaupungin kokemuksia sähköisten palvelujen kehitystyöstä sekä saadaan opastusta toimintamallin ja käsikirjan käyttöön.. 

Tule hakemaan uusia eväitä kehittämistyöhön!

OHJELMA:

14.00-14.20    Hämeenlinnan kaupungin puheenvuoro
                          tietohallintojohtaja Riku Moisio

14.20-14.30    Innoparkin puheenvuoro
                          toimitusjohtaja Mikko Koivulehto

14.30-15.00    TietoOyj:n puheenvuoro: Sähköisten palvelujen 
                          kehittämisen toimintamallin ja käsikirjan esittely,
                          Tiia Liffländer, Principal Business Consultant

15.00-15.30    Keskustelua ja kysymyksiä


Tilaisuudessa on kahvitarjoilu. Tilaisuus on maksuton ja se järjestetään Teknologiakeskus Innoparkissa, Vankanlähde 7, Hämeenlinna.  Ilmoittautumiset tilaisuuteen pe 12.4.2013 mennessä osoitteeseen http://bit.ly/Malli

TERVETULOA!