Yhteisöllinen toimintatapa projektityöskentelyn tehostamisessa

Yhteisöllisten työkalujen ja toimintatapojen käyttöönotto yrityksissä on välillä haastavaa, sillä siinä kietoutuvat yhteen uusien työkalujen tuominen käyttöön sekä totuttujen käytäntöjen muuttaminen – välillä aika radikaalistikin. Ongelmaa vielä helposti pahentaa, jos yrityksessä ei ole selvillä mitä ongelmaa oikeastaan ollaan ratkaisemassa. Jos työkalujen käyttöönotto paneutuu yleisesti viestinnän ja yhteistyön tukemiseen, niin käytännössä se ei paneudu mihinkään, mikä aiheuttaa ongelmia. Työntekijät eivät ymmärrä mihin uusia työkaluja tulisi käyttää ja johto turhautuu, kun kukaan ei käytäkään uusia järjestelmiä. Tämän vuoksi kannattaa heti alussa tunnistaa yksi tai kaksi kehittämisaluetta, joissa uusista työkaluista uskotaan saatavan hyötyjä nopeimmin.

Eräs hyvä kehittämisalue, mikä minulle on tullut vastaan sekä VIDICO hankkeessa, että muissa toimeksiannoissa, ovat projektit. Jos yrityksessä tehdään isoja tai pieniä asiakasprojekteja tai toiminnan kehittämistä projektimuodossa kannattaa projektityökalut ja -käytännöt päivittää nykypäivään. Tyypillisesti työkalut ja toimintatavat vaihtelevat eri puolilla organisaatiota, projektien hallinta ja niiden seuraaminen on vaikeaa ja kaikki asiakkaan tai sidosryhmien kanssa sovitut asiat eivät välity koko projektiryhmälle.

Projektinhallintaan löytyy lukematon määrä ohjelmistoja ja verkkopalveluja, ja yhä useammin ne sopivat myös pienen yrityksen budjettiin. Isompi ongelma onkin hahmottaa mitkä omat tarpeet projektinhallintatyökalulle ovat ja löytää tarpeisiin soveltuva järjestelmä. Sopivan työkalun löytämistä vaikuttaa lisäksi se että esitteiden ja ominaisuuslistojen läpikäynti ei kuitenkaan riitä sopivan työkalun löytämiseen. Kuten vanha sanonta toteaa: "moni kakku päältä kaunis", eli lupauksista huolimatta listattu ominaisuus voikin olla riittämätön tai sitten koko järjestelmän käytettävyys onkin huonolla tasolla.

Kuitenkin, ennen omien projektinhallintatarpeiden keräämistä, yritysten tulisi ensin päivittää oma projektimallinsa. Tiesitkö esimerkiksi että nykypäivänä sähköpostien käyttöä projektikommunikoinnissa kannattaisi välttää ja että voit monessa työkalussa kutsua myös asiakkaasi mukaan projektitilaasi? Keräämällä kaiken projektiin liittyvän kommunikoinnin ja materiaalit yhteen paikkaan, voidaan projektitoimintaa tehostaa selvästi. Tämä on kuitenkin yleensä iso muutos nykyiseen toimintamalliin verrattuna, sekä yrityksen omille työntekijöille että asiakkaille, ja voi herättää alussa kysymyksiä ja pelkoja.

Esimerkiksi sähköpostista luopuminen on monelle vaikeaa – vaikka moni ei myönnäkään sitä suoraan. Viestintävälineen lisäksi sähköpostista on nimittäin tullut ryhmätyötyökalu ja päivittäinen tehtävälista meistä monelle. Ongelmana on kuitenkin, että sähköpostikeskustelut eivät näy kuin niissä mukana oleville ja keskustelut tallentuvat yksittäisten työntekijöiden postilaatikoihin, eivätkä yrityksen yhteiseen tietopankkiin. Tämän vuoksi modernit projektityökalut tarjoavat keskusteluominaisuudet projektiin liittyvään viestintään sekä tavan jakaa sisältöjä ja lisäksi tuottaa niitä yhdessä. Esimerkiksi wikit mahdollistavat sisältöjen luomisen yhteistyössä – tästä tunnetuimpana esimerkkinä on Wikipedia – ja yhteiskirjoittamisen työkalut, kuten esimerkiksi Google Drive, saman tekstisisällön tai laskelman muokkaamisen yhtä aikaa.

Yhdistämällä edellä mainitut modernit viestintä- ja sisällöntuotantotavat perusprojektinhallintatoimintoihin, kuten projektien suunnitteluun, tehtävienhallintaan ja tuntiseurantaan, saadaan koottua työkalupakki tehokkaaseen projektinhallintaan. Huomaa, että kaikkia toimintoja ei välttämättä löydy yhdestä järjestelmästä, joten voi olla järkevää käyttää muutamaa rinnakkaista järjestelmää. Esimerkiksi projektinhallintatyökalun rinnalla voidaan käyttää Google Driveä tiedostojen tallentamiseen ja sisältöjen yhteiskirjoittamiseen tai tuntiseurantaa voidaan tehdä erillisessä työkalussa. Tuntiseurantaa tekevien yritysten kannattaa esimerkiksi tutustua Toggl-palveluun (www.toggl.com), joka on hyvä esimerkki toimivasta tuntiseurantatyökalusta.

Projektikäytäntöjen kehittäminen käytännössä - Case Codelma

Sisäisiä toimintatapoja kehitettiin muutamassa VIDICO-pilottiyrityksessä, mutta projektinhallintaan keskityttiin erityisesti Codelmassa. Codelma on pieni ohjelmistokehityspalveluja tarjoava yritys Hämeenlinnassa. Yrityksessä ei ollut erillistä työkalua projektinhallintaan eikä projektikäytäntöjä oltu dokumentoitu tai mietitty tarkemmin ennen pilottia. VIDICO-pilotin puitteissa Codelmalle työstettiin yhdessä uusi tavoiteltava projektimalli, selkeytettiin projektinhallinnan kehittämistarpeet, etsittiin projektinhallintatyökalu ja aloitettiin työkalun käyttöönotto. Codelman sekä parin muun pilottiyrityksen kokemuksia VIDICO hankkeesta on koottu alta löytyvään videoon.

Video

Codelmalle soveltuvan projektinhallintatyökalun löytämiseksi tein vertailun kolmesta harkittavana olleesta vaihtoehdosta. Vertailussa oli mukana CRM-järjestelmä Vtiger (sisältää myös projektinhallintatoiminnot, http://www.vtiger.com/), avoimen lähdekoodin projektinhallintatyökalu Collabtive (http://collabtive.o-dyn.de/) sekä suosittu projektipalvelu Basecamp (http://basecamp.com). Tein raportista myös yleisversion muiden aiheesta kiinnostuneiden hyödynnettäväksi. Raportti löytyy alta tähän blogikirjoitukseen upotettuna, sekä VIDICO hankkeen SlideShare-kanavalta (http://www.slideshare.net/VIDICOhanke).

 Projektityökalut raportti 

Codelman valinnasta kiinnostuneille voin paljastaa, että lopulta he eivät valinneetkaan mitään kartoituksen vaihtoehdoista, vaan erään muun järjestelmän, joka tuli kartoituksen aikana vastaan verkkokeskusteluissa. Järjestelmien läpikäynti auttoi kuitenkin selkeyttämään haluttuja toimintoja ja käyttökokemusta, sekä nosti esiin uusia työkaluvaihtoehtoja, joten kartoituksesta oli selkeää hyötyä. Valittuun järjestelmään on oltu tyytyväisiä ja sen käyttöönottoa viedään suunnitelmallisesti, vaiheittain eteenpäin. Pilotissa aloitettu projektikäytäntöjen kehittäminen jatkuu Codelmassa edelleen omatoimisesti, mutta selkeää edistystä saavutettiin jo pilotin aikana.

Projektinhallinnan kehittäminen on hyvä alue yhteisöllisten toimintatapojen käyttöönoton aloittamiseen. Kehittämisessä kannattaa kuitenkin lähteä liikkeelle tavoitellusta toimintamallista ja miettiä työkaluvalinnat sen kautta.

Harri Lakkala, Intosome