Hiljainen tieto puhutti

Työpajasta haettiin vinkkejä hiljaisen tiedon siirtämiseen

Innovaatioareena keräsi hiljaisesta tiedosta ja digitaalisista työkaluista kiinnostuneita organisaatioiden edustajia Hämeenlinnan Verkatehtaalle. Oma roolini koostui hiljaisen tiedon siirtämisen puheenvuorosta sekä työpajasta, jossa aihetta käsiteltiin syvällisemmin.

Työpajassa pohdittiin haasteita liittyen hiljaisen tiedon siirtämiseen sekä ratkaisuja esille tulleisiin haasteisiin. Esitykseeni voi tutustua SlideSharessa: http://www.slideshare.net/DigiHame/innovaatioareena-satu-luoma.

Osallistujat olivat hyvin kiinnostuneita teemasta, ja olivat tulleet tapahtumaan hankkimaan lisää tietoa ja ideoita käytännön toteuttamiseen. Yleisesti ottaen aihetta pidettiin haastavana. Näin varmasti onkin, koska ratkaisu ei ole yksinään esimerkiksi uuden tietojärjestelmän käyttöönotto tai yksittäisen osaamiskartoituksen laatiminen. Haasteena on myös se, että kaikkea hiljaista tietoa ei voida saada talteen eikä sen pitäisi olla tavoitteenakaan. Lisäksi hiljainen tieto on hyvin henkilökohtaista tietoa, joten siirtämistä ei voida pakottaa - motivaatio ja halu jakamiseen on lähdettävä ihmisestä itsestään. Kuitenkin on olemassa menetelmiä ja työkaluja digitaalisia ja ei-digitaalisia, jotka helpottavat hiljaisen tiedon siirtämistä.

Tässä vaiheessa on hyvä huomauttaa, että hiljaisen tiedon siirtäminen ei tarkoita samanlaista siirtämistä kuin esimerkiksi tavaran siirtäminen ihmiseltä toiselle. Hiljaiseen tietoon liittyy monimuotoisempia kuvioita, kuten vuorovaikutusta ihmisten välillä sekä sanallisen ja sanattoman viestinnän tulkintaa. Henkilökohtaisuuden vuoksi ihminen tulee paljastaneeksi aina itsestään jotain pientä jakaessaan hiljaista tietoaan. Näin ei käy tallennettaessa käsitteellistä tietoa - faktaa - esimerkiksi asiakastietojärjestelmään.

Työpajassa pohdittiin edellä kuvattuja haasteita ja löydettiin ongelmiin ratkaisuja tai ainakin ehdotuksia ratkaisuiksi. Keskeisimpänä toimenpiteenä pidettiin sitä, että ihmisten pitäisi tavata toisiaan enemmän. Se, mitä tapaamisella tarkoitetaan, jäi avoimeksi ja oli vilkkaasti keskusteltu aihe. Tapaaminen voi olla lyhyt, esimerkiksi kahvitauko, tai pidempi tapaaminen parin tunnin palaverissa. Tällöin kuitenkin pitäisi muistaa tarpeeksi löyhä aikataulu ja asialista, jotta jää tilaa hiljaisen tiedon siirtymiselle ja vapaalle kommunikoinnille.

Mielipiteitä jakoivat tapaaminen verkon avulla sekä digitaalisien työkalujen käyttö kommunikoinnissa. Osa oli sitä mieltä, että nämä eivät ole oikeanlaisia välineitä hiljaisen tiedon siirtämisen mahdollistamiseen, koska vaaditaan samassa fyysisessä paikassa olemista.

Toiset kokivat tällaiset työkalut hyvinkin hyödyllisiksi. Tässä oli nähtävissä ajatusmaailmoissa sukupolvien välisiä eroja. Yhdessä kuitenkin todettiin, että esim. videoneuvottelu ei vastaa täysin fyysistä tapaamista, mutta on hyvä väline tiettyihin tilanteisiin. Samaa mieltä oltiin myös siitä, että tapaamisten tulisi olla väljiä, jotta vapaamuotoiselle kanssakäymiselle jäisi tilaa.

Teeman parissa näyttäisi riittävän työsarkaa, koska aihe kiinnostaa monia, mutta osaamista ja tietoa puuttuu. Vajailla tiedoilla ja taidoilla on vaikea lähteä pohtimaan, mitä asioita organisaatiossa pitäisi tehdä, jotta saataisiin haluttuja tuloksia aikaan. Hiljainen tieto on monessa mukana, joten tavoitteet tulee asettaa organisaation tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Onnistuessaan hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämisellä voidaan muun muassa kehittää asiakaspalvelua, parantaa perehdyttämistä uuteen tehtävään tai hyödyntää kokeneempien työntekijöiden osaamista entistä paremmin.

kirjoittana Satu Luoma, Nurtsi Consulting

Satu Luoma toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan antia

VIDICO-hankkeen järjestämään Hiljaisen tiedon innovaatioareenaan Hämeenlinnan Verkatehtaalle perjantaina 12.11.2010 oli ilmoittautunut noin 50 kiinnostunutta miettimään tapoja tunnistaa ja hyödyntää yrityksissä olevaa hiljaista tietoa digitaalisin menetelmin. Joukko oli hyvin erilaisista lähtökohdista, mikä rikastutti mukavasti keskustelevia työpajoja.

Innovaatioareenoiden kautta etsitään uusia innovaatioita ja liiketoimintamahdollisuuksia. VIDICOn pk-yrityksille suunnatussa osakokonaisuudessa tarkoitus on löytää ratkaisuja hiljaisen tiedon tallentamiseen pk-yrityksissä ja kehittää hiljaisen tiedon tallentamiseen valmennusohjelma.

Toimivia työkaluja

Hiljaisen tiedon tallentamiseen ja käsittelyyn on jo olemassa erilaisia toimivia työkaluja. Osaan näistä työkaluja päästiin tutustumaan ja testailemaan hiljaisen tiedon innovaatioareenassa. Tilaisuudessa kiinnitettiin myös huomiota uusien toimintamallien vaikutukseen organisaatiossa. Joukkoälyn voimalla osallistujat pohtivat mitä esteitä on hiljaisen tiedon tallentamiselle sekä ratkaisuja miten esteet voitaisiin ratkaista.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan tarkoituksena oli tiedon jakamisen lisäksi etsiä pilottiyrityksiä VIDICO -hankkeeseen. Mukaan lähtevät pk-yritykset saavat apua hiljaisen tiedon digitalisointiin. Hiljaisen tiedon tallentaminen on tärkeää yrityksen toiminnan turvaamiseksi muutostilanteissa. Muutostilanne yrityksessä voi olla esimerkiksi avainhenkilön poistuminen yrityksen palveluksesta.

Vanhojen ja nuorten erilainen työtapa

Erilaiset muutokset luovat tilanteita, joissa organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintatapoja. Uusien työtapojen digitalisoinnissa tavoitteena on työssä oppimisen integroituminen työntekoon eikä niinkään erillisiin oppimisympäristöihin tai oppimistapahtumiin. Keskusteluissa muodostettiin näkemystä kuinka tätä uutta työtapaa ja digitalisointia voisi hyödyntää. Tavoitteena on tuoda oppivan organisaation elementtejä tietoisuuteen ja käytäntöön.

On havaittu, että työn tekemisen kulttuuri on muuttunut ja sukupolvilla on hyvin erityyppinen näkemys työnteosta. Vanhemmalla sukupolvella on käsitys hyvin suuri luottamus prosesseihin ja järjestettyyn tietoon. Ongelmanratkaisu on usein hidasta, mutta rutiineissa voidaan nojata vahvasti prosessikuvaukseen. Nuoremmassa sukupolvessa on enemmän niitä, jotka hyödyntävät kompleksista ja verkottunutta työtapaa, joka ratkaisee ongelmia ketterästi. Toisaalta kaoottisempi työtapa rasittaa rutiinityön suorittamista.

Vanhemman ja uudemman työtavan ihmisten tulisi kuitenkin usein pystyä toimimaan samassa organisaatiossa. VIDICO hiljainen tieto osakokonaisuus tarjoaa apua osaamisen hyödyntämiseksi erityyppisille työskentelytavoille pk-yrityksessä ja kertomalla minkälaisia teknisiä ratkaisuja tietämyksen välittämiseen löytyy.

kirjoittajana Virpi Messman

Virpi Messman toimii projektipäällikkönä VIDICO-hankkeen Hiljainen tieto yrityksissä -osaprojektissa.

Tieto on tärkein tuotannon tekijä

Tein pitkästä aikaa viime viikonloppuna pilkkeitä. Moottorisaha ei vain tuntunut purevan kesän kuivuneisiin leppäpölleihin. Ei tullut lastua, pelkkää hienoa purua. Teräketju oli onnettoman tylsä. Teräketjuviila oli tallella mutta olin unohtanut teroittamisen periaatteet. Onneksi on Internet, jonka uumenista löytyi ohjeet terähampaiden viilaamiseen ja ohjainhampaiden oikean korkeuden mittaamiseen. Ongelmasta olisi selvitty uuden, terävän teräketjun ostamisella mutta sama ongelma olisi toistunut ennen pitkää terän tylsyessä. Moottorisahan peruskäyttötaitojen lisäksi olennaiseksi pilkkeiden tekoa edistäväksi tuotannon tekijäksi osoittautui tieto siitä, miten teroittaminen tehdään. Pöllien sahaaminen klapimittaan tulee huomattavasti halvemmaksi jos teroittaminen sujuu eikä tarvitse jokaisen puun kuoreen piiloutuneen kivenmurun jälkeen ostaa uutta teräketjua.

 

Erinomaisellakaan työkalulla ei tee mitään ilman tietoa siitä, miten sitä käytetään. Tämä perusperiaate pätee yksinkertaisista perustyökaluista tietotekniikan kautta aina teollisuuden monimutkaisiin prosesseihin asti. Hiljainen tieto yrityksissä on sitä jokapäiväistä rutiinia, millä hommat saadaan toimimaan esimerkiksi toimintatapoja, joiden perusteet ja usein hidas ja kallis oppimisprosessi on jo saatettu unohtaa. Tämä tieto on tärkeää kahdesta syystä. Ensiksikin jos tieto on vain yhden tai harvojen työntekijöiden hallussa, näiden sairastuminen, siirtyminen muualle tai eläköityminen vaikeuttaa toimintaa. Pahimmillaan ratkaisut joudutaan etsimään kokonaan uudestaan. Toiseksi muuttuvissa olosuhteissa on usein tarpeen muuttaa toimintatapoja. Jos vakiintuneiden toimintatapojen perusteita ei muisteta tai tiedosteta, uusien ratkaisujen etsiminen ongelmiin vaikeutuu kun ei tiedetä uskaltaako vanhoihin, aiemmin hyviksi havaittuihin toimintatapoihin kajota. Ne saattavat olla edelleenkin hyviä - toisaalta niiden perustelut eivät enää välttämättä päde muuttuneessa tilanteessa. Taaskin olennainen tekijä on tieto.

Ongelma on kaikille tuttu eikä se ole helposti ratkaistavissa. Kuulemme jatkuvasti hirtehisiä kertomuksia siitä, miten yritysten organisaatiouudistuksissa tehdään käsittämättömiä kömmähdyksiä tai julkisen sektorin hallinnonuudistuksissa keksitään alati pyörää uudestaan. Tämän lajityypin tarinoille on tyypillistä se, että uudistuksia tekevät "herrat" ovat vailla käsitystä siitä, mitä käytännön suorittavalla tasolla tehdään ja miksi.

Väitetään, että pakko on paras motivaattori. Ihmiseen uskovana optimistina näen kuitenkin toivon kipinän. Jos suuntaamme huomiomme siihen, miten suuri merkitys organisaatiossa olevalla tiedolla on toiminnan ja tuottavuuden kannalta, olemme jo pitkällä. 12.11. järjestettävä Innovaatioareena tarjoaa työkaluja niille, jotka haluavat ottaa tämän haasteen vastaan. Tervetuloa mukaan ammentamaan ideoita tiedon esiin kaivamiseen!

kirjoittajana Elias Aarnio

tietoyhteiskunta-asiantuntija, VTM

Hämeenlinnan Verkatehtaalla 12.11.2010 järjestettävästä maksuttomasta pk-yrityksille ja muille toimijoille suunnatusta innovaatioareenasta löydät lisätietoja VIDICO-hankkeen nettisivuilta www.vidico.fi

Hiljainen tieto on valtaa

Digityökalut avuksi hiljaisen tiedon hallintaan yrityksissä

Osaamisesta, kokemuksesta, hiljaisesta tiedosta on keskustelu pitkään ja niiden tärkeys yrityksen kilpailutekijöinä on tunnistettu – ainakin paperilla. Käytännössä esiintyy kuitenkin ongelmia, koska kokemus ja hiljainen tieto ovat abstrakteja asioita ja vahvasti sidoksissa ihmiseen ja hänen persoonaansa. Hiljaisella tiedolla tarkoitetaan tietoja ja taitoja, joita ihmisen on hankala tuoda esiin esimerkiksi kirjoittamalla tai puhumalla. Usein hiljainen tieto liittyy taitoihin, osaamiseen, kokemukseen tai uskomuksiin. Sen siirtäminen ihmiseltä toiselle ei tapahdu muistioita kirjoittamalla eikä oppikirjoja lukemalla. Myös yrityksissä usein käytössä olevien hierarkkisten ja lomakepohjaisten tietojärjestelmien hyödyntäminen on harvoin avuksi. Suurten ikäluokkien siirtyessä vähitellen pois työelämästä yritykset huomaavat suuren osaamispääoman siirtyvän samalla pois yrityksen käytöstä. Samalla herätään siihen, kuinka riippuvaisia yritykset ovat yksittäisten ihmisten osaamisesta, tiedosta ja kokemuksesta. Uusi työntekijä ei tunne asiakkaita yhtä hyvin kuin 30 vuotta asiakkaiden kanssa toiminut eläkeikää hipova aluepäällikkö.

2000-luvulla elettiin suurta tietämyksenhallinnan (englanniksi knowledge management) buumia, jolloin suuremmat yritykset sijoittivat mammuttimaisiin tietämyksenhallintajärjestelmiin. Pienemmillä yrityksillä vastaavat järjestelmät ja yleisemmin koko tietämyksenhallinta saattoi tarkoittaa tietokantaa, yhteistä verkkolevyä tai tiedostonhallintajärjestelmää. Näiden tarkoituksena oli vastata alati kasvavan tiedon määrän ongelmaan sekä hallita henkilöstön osaamisia erilaisten karttojen avulla. Työkalut eivät ole kuitenkaan ratkaisseet sitä, miten osaamista, kokemusta ja hiljaista tietoa voidaan levittää ihmiseltä toiselle. Jos intuition voisi kirjoittaa tekstidokumentiksi, eikö se olisi jo tehty? Entä miten asiakastietojärjestelmän vakiomuotoisiin kenttiin voisi kuvata sen, että myyjällä on ”vain sellainen fiilis”, että asiakas on vaihtamassa kilpailevan yrityksen tuotteeseen?

Hiljaisen tiedon jakamiseen tarvitaan joustavampia, inhimillisempiä sekä keskustelevampia ratkaisuja. Hiljainen tieto siirtyy ihmisten välillä esimerkiksi vapaamuotoisissa keskusteluissa, joissa voi tehdä tarkennuksia, lisäkysymyksiä sekä täydentää vastapuolen sanomaa omalla näkökulmallaan. Lopputuloksen ohella tärkeää on myös matka: miten tulokseen on päästy. Se vaatii vuorovaikutusta osallistujien välillä. Toisaalta, yritykset evät useinkaan tyydy lisäämään vapaamuotoisia kokouksia tai inspiroivia kahvitiloja, vaan halutaan myös jotain, josta jää jälki yritykseen. Tietojärjestelmien haaste on se, että vuorovaikutus puuttuu niiden käyttämisessä kokonaan. Suurin vuorovaikutus tapahtuu käyttäjän ja ohjelmiston välillä – ei ihmisten. Keskustelun analogia tulisi siirtää myös niihin sähköisiin työkaluihin ja menetelmiin, joita halutaan käyttää osaamisen ja hiljaisen tiedon jakamisessa.

Uusilla välineillä uusia mahdollisuuksia

Vanhojen ja raskaiden tietojärjestelmien rinnalle on syntynyt aivan uudenlaisia työkaluja ja verkkopalveluita, joissa keskeisenä toimintaperiaatteena on sisällön tuottaminen yhdessä ja käytön avoimuus. Keskeneräisyys ja luonnoksenomaisuus ovat näitä työkaluja leimaavia asioita, mutta positiivisella tavalla. Toinen käyttäjä voi jatkaa siitä mihin edellinen on jäänyt, ja kolmas voi kommentoida tehtyjä muutoksia. Sisältöä ei omista yksin kukaan, vaan se on koko käyttäjäyhteisön omaisuutta. Hyvin tärkeä ilmiö on myös hierarkian puute: käyttäjät ovat tasavertaisia, ja kaikilla on oikeus tehdä muutoksia, lisäyksiä ja kommentteja. Näissä järjestelmissä sisältö rakentuu vaiheittain yksittäisten ihmisten panostusten avulla. Usein varsinaisen sisällön luomisen ohella käydään myös keskustelua jo tehdystä sisällöstä.

Pelkät työkalut ja tietojärjestelmät eivät ole hiljaisen tiedon siirtämisessä avaimia onneen, vaan koko organisaation tulee toimia avoimesti sekä tiedon jakamiseen kannustavasti. Luottamuksella sekä oikeanlaisella motivoinnilla on keskeinen rooli osaamisen ja hiljaisen tiedon hyödyntämisessä. Tiedon panttaaminen ei ole enää tie ylenemiseen ja omassa työssä kehittymiseen. Tiedon jakaminen avoimesti työyhteisön kesken on tänä päivänä osaajan merkki. Tämä haastaa myös johdon luottamaan henkilöstön osaamiseen sekä osallistumaan keskusteluun ja tiedon jakamiseen muun organisaation kanssa.

Päällikön osaamisen siirtämisen ongelma voisi ratketa esimerkiksi mestari-kisälli-järjestelyllä yhdistettynä yhteistyönä tuotettuun työnkuvaukseen ja perehdyttämismateriaaliin. Uusi työntekijä koulutetaan tehtävään niin, että hän pääsee seuraamaan kokeneemman henkilön työskentelyä. Samalla hän tekee huomioita ja muistiinpanoja, jotka tallennetaan perehdyttämismateriaaliin. Materiaalin ei tarvitse olla kokonaan tai ollenkaan tekstiä, vaan esimerkiksi kuvia, kaavioita, ääntä ja niin edelleen. Tärkeää on myös perehtyä päätöksenteon taustalla vaikuttaviin asioihin sekä kyseenalaistaa rakentavasti aikaisempia työskentelytapoja.

kirjoittana Satu Luoma, Nurtsi Consulting

Satu Luoma toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutetaan Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana on hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat. Hankkeeseen liittyy myös yrityspilotteja, jotka käsittelevät esimerkiksi älytekstiviestejä ja yrityswikejä. Ensimmäiset pilotit on saatu käyntiin ja tuloksia yrityksistä saadaan pian.

VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence)

Syksyllä 2009 käynnistynyt VIDICO-hanke etenee neljällä osa-alueellaan suunnitelmien mukaan. Jokaisessa neljässä osahankkeessa ensimmäiset pilotit ovat käynnistyneet ja tuloksia alkaa olla nähtävissä. VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeen (A31003) avulla osaaminen tehdään näkyväksi digitaalisilla sisällöillä eteläisessä Suomessa.

VIDICO-hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen ylimaakunnallinen teemahanke, jonka yhdessä toteuttavat vuosina 2009-2012 Teknologiakeskus Innopark Oy, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö ja Turun yliopisto, Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Teemahankkeen hallinnoijana toimii Teknologiakeskus Innopark Oy. Hanke on valmisteltu ja toteutetaan osana Digitaaliset sisällöt -osaamisklusteria.

Hämeenlinnassa pilotoidaan sähköisiä palveluja

Teknologiakeskus Innopark toteuttaa Hämeenlinnassa kahta osahanketta. Julkisen palvelun prosessi ja kypsyysmalli –osahankkeessa sähköistetään yhdessä Hämeenlinnan kaupungin kanssa palveluprosesseja. Syksyn ja talven aikana kartoitettiin kaupungin eri toimialojen palveluprosessien sähköistämistarpeita. Ensimmäiset pilotit saatiin käyntiin keväällä 2010.

Hiljainen tieto näkyväksi –osahankkeessa toteutetaan mobiiliteknologiaan pohjautuvaa hiljaisen tiedon ja osaamisen dokumentointitapoja pk-yrityksille. Yritysten pilotit käsittelevät esimerkiksi älytekstiviestejä ja yrityswikejä. Ensimmäiset pilotit on saatu käyntiin ja lisää pilottiyrityksiäkin on saatu mukaan hankkeeseen.

Second Life tutuksi Porvoossa ja Luovan tulevaisuustilan kokemuksia Helsingistä

HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun toteuttamassa Digital Campus –osahankkeessa edistetään luovuutta, oppimista ja innovatiivisuutta digitaalisen palvelukonseptin avulla tulevassa Porvoo Campuksessa. Yhteisissä digitaalisissa tiloissa yritykset ja oppilaitokset toimivat yhdessä. Keväällä ja kesällä 2010 on mm. työstetty Digital Campuksen sisältöä ja kokeiltu Second Life -coachausta.

Tulevaisuuden tutkimuskeskuksen Luova TulevaisuusTila –osahankkeessa (CreaFore) tutkitaan ja testataan luovan tulevaisuustilan konseptia ja toteutetaan pilotit sosiaalisen median ja osaamisen digitalisoinnin työkalujen avulla. Ensimmäisten pilottien analysointien tulokset ovat käytettävissä kesän alussa. Lasipalatsin kirjaston pilotin jälkeen tulossa on pilotti Hämeenlinnassa yhteistyössä Innoparkin kanssa loppusyksystä 2010.

Innovaatioareenat osana kokonaisuutta

Osana VIDICO-hanketta toteutetaan Innovaatioareena-tilaisuuksia, joiden avulla hankkeen osaamista ja tuloksia halutaan jakaa hyödyntämään myös hankkeen ulkopuolisia toimijoita. Innovaatioareenoita toteutetaan osahankekohtaisista teemoista hankkeen aikana yhteensä 4-5 kappaletta. Ensimmäinen innovaatioareena toteutetaan 12.11.2010 Hämeenlinnan Verkatehtaalla. Tuolloin teemana on hiljainen tieto.

Lisätietoa VIDICO-hankkeesta ja sen järjestämistä tapahtumista löydät nettiosoitteesta http://www.vidico.fi/.