Raportoinnin riemua

Vuoden vaihteessa sain taas toteuttaa itsessäni piilevää raportoijaa. ”Ei me juoruta, me raportoidaan” vitsi oli kaukana tekemästäni raportoinnista. Samoja asioita pyöriteltiin hiukan eri näkökulmasta riippuen siitä kenelle raportoidaan. Onko kyseessä viimevuoden toimintani taloudellinen vai sisällöllinen merkitys, onko toimillani mahdollisesti ollut tasa-arvoon tai ympäristön suojeluun liittyviä vaikutuksia.

On hyvä katsoa taaksepäin. Afrikkalainen kansanviisaus vertaa tulevaisuutta, takaperin kävelemiseen. Voimme sivustassa nähdä merkkejä siitä, mikä kohta avautuu silmiemme edessä ja jatkaessamme kävelyä nuo äsken lähellä olleet asiat loittonevat. Aivan kuten käy kun tapahtuneet asiat loittonevat historiaan. Raportoinnissa tulee olo kuin katsoisi historiaan. Raportointi avaa myös mahdollisuuden tutkailla mitä asioita jää sivustoille. Mitä ja minkä asian kanssa kohta olemme tekemisissä.

Raportointiin varattu työaika antaa myös luvallisen syyn pysähtyä ja miettiä mitä ja miksi teen. Nämä ovat asioita, jotka kovassa kiireessä ja ” flowssa” tapaavat joskus jäämään vähälle huomiolle.

Toisaalta raportointi on vaikeaa synnyttämistä. Taiteilijat puhuvat luomisen tuskasta. Raportoidessani mietin välillä, montako sanaa ihminen pystyy päivässä tuottamaan. Raportin laatu ei välttämättä näy tekstin pituudessa ja määrässä. Kaikki oleelliset asiat pitäisi kuitenkin pystyä ilmaisemaan ja siinä auttaa, että asiaa käsittelee laveasti ja perusteellisesti. Mutta mikä arvo on sillä, että raportti pysyy luettavana ja mielenkiintoisena ja että mahdollisimman moni lukee raportin? Monet lukevat raporteista johdannon ja sisällysluettelon ja mahdollisesti jokusen mielenkiintoiselta vaikuttavan kappaleen. Raporteista halutaankin usein tiivistelmiä, koska niitä ei jakseta lukea kokonaan.

Mitä digitaalisuus voi tarjota raporttien tuottajille ja lukijoille?

Digitaalisuus voi tarjota lukijoille helpomman tavan löytää raporteissa muhiva tieto. Hakukoneet ovat oivallisia, jos vain tekstin tuottaja on muistanut huomioida, että teksti on hakukoneiden helposti löydettävissä ja että hakuun on osattu optimoida tekstin tarvitsijoiden kannalta oleellisia hakusanoja ja avainsanoja. Huikeaa olisi, jos raportteja tai niiden tiivistelmiä vielä kaiutettaisiin verkossa. Tämä kaiuttaminen voi olla markkinointityyppistä viestimistä sosiaalisessa mediassa, jolloin tieto tiedosta viedään foorumeille, joissa sillä on suurempi mahdollisuus tulla luetuksi ja tiedon hyödynnetyksi. Raportin henkilöityminen ja esiintyminen vuorovaikutteisessa kanavassa saattaa myös mahdollistaa yllättäviä kohtaamisia.


Viestitään ja kohdataan digitaalisesti vuonna 2012!


kirjoittajana Virpi Messman
projektipäällikkö, Hiljainen tieto yrityksissä -osakokonaisuus

3D -maailmojen syleilyssä

3D –maailmojen hyödyntämismahdollisuuksia hyöty- ja viihdekäytössä on äärettömästi. Tässä muutamia visioita, joita hahmotimme VIDICO:n Luova TulevaisuusTila –sessiossa Innoparkissa 14.2.2011 (ks. raportti).

Hyötykäytössä mahdollisuuksia löytyy etenkin terveydenhuollossa, opetuksessa/koulutuksessa, erilaisissa suunnittelutehtävissä, prosessien hallinnassa, rakennusalalla ja markkinoinnissa. Myös muun muassa poliisin tehtävissä, valmennuksessa, syrjäytymisen ehkäisemisessä, viestinnässä ja neuvontapalveluissa on 3D –potentiaalia. Kaikilla näillä aloilla 3D –maailmojen hyödyt on helppo nähdä.

Virtuaalisyväskannaus nopeuttaa diagnoosien tekoa. Rakennussuunnitelmat voi testata realistisilla 3D –malleilla ja jos vaikka pintamateriaali tai huoneen pohjaratkaisu ei miellytä, sen voi hetkessä vaihtaa toiseen – ja taas takaisin, jos edellinen oli sittenkin parempi. Vaatteiden ja asusteiden virtuaalishoppailu 3D –maailmoissa oman kodin mukavuudesta käsin tarjoaa houkuttelevan vaihtoehdon perinteiselle sovituskopissa ahertamiselle: uudet upeat asukokonaisuudet ovat vain muutaman klikkauksen päässä ja virtuaalistylisti valitsee hetkessä omalle ruumiinrakenteelle sopivia vaihtoehtoja sen sijasta, että itse joutuisi tungeksimaan kauppakeskuksen ihmisvilinässä ja selaamaan läpi lukemattomia mauttomia rättejä löytääkseen yhden helmen.

Viihde- ja vapaa-aikaulottuvuudella 3D –maailmat ovat jo olemassa olevien viihtymisen ja vapaa-ajan viettämisen muotojen kehittämismahdollisuuksia tai sitten aivan uusien tai ainakin nyt varsin harvinaisten muotojen mahdollistajia. Jälkimmäisestä esimerkkinä ovat uskonnolliset kokemuksia, jota ideaa voisi laajentaa myös muihin ”maallisen” olemassaolon ylittäviin kokemuksiin. Ajattele aistikokemusten aikaansaamista ilman haittavaikutuksia, joita syntyy esimerkiksi liiallisen alkoholin käytön seurauksena. Tai voisiko 3D toisaalta korvata kokonaan addiktiot? Myös taiteelle 3D –maailmat avaavat radikaaleja mahdollisuuksia. Markkinoille tulleista elokuvista osa on jo 3D –muotoisia. 3D ei silti tee huonoista elokuvista hyviä, sen sijaan se voi tehdä hyvästä elokuvasta entistä vaikuttavamman. Hyvä vaikuttava viihde toimii myös tehokkaana opetusaineistona. Esimerkiksi James Cameronin Avatarin näyttäminen kaikille koululaisille olisi luonteva osa ympäristö- ja tulevaisuuskasvatusta.
Yhdessä etäisyyksien voittaminen ja moniaistiset innovaatiot tuovat 3D –maailmoihin virtuaalisten tilojen ulottuvuuden. Uudenlaista digiajan löytöretkeilyä voi 3D:n avulla toteuttaa matkoilla maan sisälle, omaan kehoon, kiertokävelyllä kuussa tai ulkoavaruuteen. Hyvän unen pelikone takaa miellyttävän levon. 3D –tilavuokrauksessa on mahdollisuuksia ruotsinlaivan matkustuskokemuksesta häätilan testaamiseen. Virtuaalilemmikit kulkevat mukana ja toimittavat myös hoivatehtäviä ja niitä ei kuitenkaan tarvitse ulkoiluttaa kuten fyysisiä lemmikkieläimiä. 3D –lemmikkimaailman avulla monen yksinäisyys helpottuu.

Mahdollisuuksia on myös mielialoihin vaikuttamisessa, jos tekniikkaan yhdistetään aivosähkökemian muokkaamisen mahdollisuus, sekä erilaisissa yksilön henkistä kasvua tukevissa sovelluksissa. 3D –maailmojen sovelluksien avulla voidaan vahvistaa positiivista ajattelua ja vähentää suoraan kansanterveydellisiä haittoja, joita syntyy masennuksesta ja mielenterveyden ongelmista. Myös aggressioiden kääntämistä rakentavaan toimintaan voidaan toteuttaa 3D –sovelluksilla. Monenlaista valmentautumisapua voi saada 3D –maailmoista, opastusta parin löytämiseen, tai minkä tahansa harrastuslajin opetusta.

3D- ja virtuaalimaailmoissa varjopuolena on etenkin vieraantumisen, riippuvuuden ja reaalimaailman sääntöjen ja moraalikäsitysten rappion vaara. Yksilökeskeiset viihdesovellukset johtavat helposti sosiaalisesta reaalimaailmasta omiin ”yksinäisiin” maailmoihinsa eristyviin ihmisiin. Etenkin lasten kohdalla 3D –sovellukset eivät voi korvata aidon aikuisen läsnäoloa. Myöskin taju fyysisesti aidon ja 3D –maailman olentojen välillä voi hämärtyä. Terveysriskiksi voi muodostua liiallinen diginojatuolimatkailu, mikäli oma fyysinen liikunta vähenee radikaalisti. Reaalimatkailubisnes voi myös kärsiä, mikäli 3D –matkailu syrjäyttää sitä. 3D –maailmojen potentiaalin kasvaessa nähtiin riskinä myös se, että suorituspaineet voivat entisestään kasvaa. Yhteiskunnan järjestyskin saattaa murentua.

3D- ja virtuaalimaailmojen suurimmat mahdollisuudet liittyvät kuitenkin siihen, että ne auttavat ylittämään tehokkaasti olemassaolomme rajoitteita. Ne lisäävät todellisuuteemme uusia kerrostumia. Ne jäljittelevät – tai pikemminkin luovat –todellisuutta uskottavasti, mutta eivät ole siitä millään tavalla riippuvaisia: paitsi että ne toimivat monipuolisina käytännön apuvälineinä ja niiden avulla periaatteessa minkä tahansa kuvitelman toteuttaminen on mahdollista. Tässä mielessä ne toteuttavat teknologian perusfunktiota kykyjemme voimistajana aivan uudella tavalla. Ei tarvitse paljon rasittaa mielikuvitustaan nähdäkseen, mitä lisäarvoa 3D –maailmat avaavat. Noihin maailmoihin on vielä tosin muutamia digipeninkulmia matkaa.



kirjoittajana professori Sirkka Heinonen 
Turun yliopisto, Tulevaisuuden tutkimuskeskus

VIDICO, Luova Tulevaisuustila -osahanke

Osallistaa, osallistua ja mahdollistaa –verkkodemokratiaa kaupungeissa ja kunnissa

Tietokoneiden ja internet-littymien yleistyminen kaikissa demografisissa ryhmissä on omiaan lisäämään verkkopohjaisen vaikuttamisen muotoja Suomalaisissa kunnissa ja kaupungeissa. Kunnat ja kaupungit ovat suomessa velvoitettuja kuulemaan kuntalaisia päätösprosesseissaan, mutta tekemällä valmistelevaa työtä yhdessä kuntalaisten kanssa päästään parhaimmillaan pelkästä kuulemisesta aitoon vaikuttamiseen ja yhteistyöhön.

Hämeenlinnan kaupunki on mukana VIDICO (Visible Digital Competence) hankeessa, jonka avulla osaaminen tehdään näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. VIDICO-hankeen avulla luodaan konkreettisia toimintamalleja, menetelmiä ja tuotteita osaamisen saamiseksi aikaisempaa tehokkaampaan ja hyödyllisempään käyttöön. Hämeenlinnan kaupungin tavoitteena on luoda aito vaikuttamisen ja osallisuuden prosessi. Tarkoituksena on tuoda asiakaslähtöisyys palvelukehitykseen ja saada vaikuttavuutta jo ennen kuin asiat ovat päätöksentekovaiheessa. Mutta on kyse silloin osallistamisesta, osallistumisesta vai mahdollistamisesta?

Kielitoimiston määritelmän mukaan osallistuminen tarkoittaa “ottaa osaa olla mukana jossakin” ja osallistaminen puolestaan tarkoittaa “tehdä osalliseksi – aktivoida”. Kuntatiedon keskuksen sivuilta löytyvät seuraavat määritelmät:

”Osallisuus on periaate, jonka mukaan kuntalaisella on voitava olla mahdollisuus sekä saada tietoa päätöksenteosta että päästä vaikuttamaan siihen. Osallisuus on liittymistä, jossa osallistuja tulee osaksi ryhmää tai toimintoa. Osallistuminen tapahtuu alhaalta, ruohonjuurelta ylöspäin, se on mahdollisuuksien hyödyntämistä eri tavoin.”

”Osallistaminen on osallisuuden rinnakkaismuoto, osallistumismahdollisuuksien tarjoamista kuntalaisille. Osallistaminen on ylhäältä alaspäin, hallinnosta kuntalaisille päin tapahtuvaa toimintaa.”

Kansalaisfoorumin sivuilla puolestaan sanotaan:

”Osallisuus voidaan tulkita kahdella erilaisella tavalla. Sillä voidaan tarkoittaa kuulumisen, mukanaolon tunnetta. Ihminen kokee olevansa osallinen omassa yhteisössään ja suomalaisessa yhteiskunnassa, kun hän tekee työtä, harrastaa, osallistuu ja vaikuttaa. … Toisen tulkinnan mukaan osallisuus on omakohtaisesta sitoutumisesta nousevaa vaikuttamista ja vastuun kantamista.”

Mahdollistamista, osallistamista ja osallistumista on pohtinut Antti Poikola Hämeenlinnan kaupungille tehdyssä ”Vekkodemokratia kaupungeissa” selvityksessä. Selvitys koostuu taustateoriaa käsittelevistä artikkeleista, lyhyistä esimerkeistä eri palveluista ja toimintamalleista. Kaikki artikkelit on alunperin julkaistu Nettiajan kansalaisyhteiskunnan verkoston blogissa www.mahdollista.fi. Selvityksessä on esitelty kattavasti suomalaisten kaupunkien verkkodemokratian muotoja. Kannattaa ehdottomasti tutustua mahdollista.fi-blogiin ja verkostoon.

Lisätietoja:

www.mahdollista.fi

http://www.mahdollista.fi/2011/02/03/verkkodemokratia-kaupungeissa/

kirjoittajana Piia Liikka
projektipäällikkö, VIDICO-hanke
Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistäminen -osahanke

Konkari ja märkäkorva yhteistyössä

Innovaatioareenan esitysten jälkeen, ennen työpajaosuutta käytiin hyvää keskustelua aiheista jotka esitykset herättivät yleisössä. Puhuin omassa esityksessäni mikroyrityksen markkinoinnista ja sosiaalisen median hyödyntämisestä. Esitys löytyy SlideSharesta

(http://www.slideshare.net/marsyk/innoareena-12112010-promener).

Yleisökommenteissa nousi esiin ikääntyneiden pärjääminen nykyisessä sähköistyneessä maailmassa ja sosiaalisen median tarjoaman palvelujen runsaudensarvessa. Pelko yli viisikymppisten syrjäytymisestä on ihan aiheellinen, eikä sitä mielestäni pidä hyväksyä. Nuorempi työsukupolvi kasvaa digitaalisen palveluiden natiivikäyttäjiksi, ja heille sosiaalinen media ja sen toimintatavat ovat itsestäänselvyys mistä ei tarvitse puhua, saati opiskella asiaa.

Vanhemmalla sukupolvella on kuitenkin hyvin paljon arvokasta tietoa ja osaamista, minkä täytyy siirtyä nuoremmille jatkajille. Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen sekä molemminpuolinen tiedonjako onkin tässä avainasemassa.

Nyt täytyisi alkaa työpaikoilla luoda, luontevuuden puitteissa, eri-ikäisten työporukoita. Muistan omasta nuoruudestani kesätyöt sokeritehtaalla, miten mukava "vanhojen" ukkojen turinoita oli kuunnella, ja se kokemuksen tuoma varmuus suorastaan huimasi, kun itse oli ihan pihalla kaikesta. Konkari antoi turvan lisäksi myös valtaisan määrän tietoa ja sen myötä itseluottamusta, minkä turvin seuraavana kesänä naureskelimme jo kimpassa kirkasotsaiselle koulusta valmistuneelle insinööriparalle, joka joutui kylmiltään puun ja kuoren väliin: esimiestehtäviin ilman adaptoitumista yhteisöön.

Ilman aktivointia yritysten on kuitenkin vaikea päästä alkuun mentoroinnissa tai miksi sitä nyt olisi fiksua kutsua. VIDICO -hankkeen puitteissa onkin mielestäni hyvä viedä hiljaisen tiedon siirron asioita eteenpäin ohjatusti. Hiljainen tieto siirtyy tietysti myös toisin päin. Siinä missä konkari opettaa märkäkorvan työyhteisön taituriksi, voi nuorempi sukupolvi opettaa syrjäytymisuhan alle joutuneelle vaikkapa sosiaalisen median salat.

kirjoittajana Marko Sykkö Promener Oy
Marko Sykkö toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.

Innovaatioareenassa digisovelluksista pohdittua

Hiljaisen tiedon innovaatioareena on nyt takana ja on aika pysähtyä hetkeksi miettimään tapahtuman antia. Itse olin kertomassa digityökalujen pk-yrityksille tarjoamista mahdollisuuksista. Digityökaluilla tarkoitan erilaisia verkkopalveluita ja sovelluksia joita yritys voi hyödyntää prosessien ja toiminnan tehostamiseen. Esimerkiksi myynnin ja projektien hallintaan löytyy helppokäyttöisiä ja edullisia palveluita.

Yleisen tietoiskun jälkeen tutustuimme pienemmällä porukalla aiheeseen paremmin työpajaosiossa ja keskustelimme sopivien työkalujen valitsemisesta. Seuraavassa joitain keskusteluissa esiin nousseita teemoja.

Yleisökommentin mukaan suomalainen yrittäjä on yleensä keski-ikäinen mies (Tilastokeskuksen tilasto aiheesta -http://www.stat.fi/tup/tietoaika/tilaajat/ta_11_03_ikaant_yrit.html ) eikä hänellä ole hirveästi tietoa tietotekniikan tarjoamista uusista mahdollisuuksista. Siksi uskonkin että "kansanvalistustyölle" eli uusista mahdollisuuksista kertomiselle on tarvetta lähivuosina enemmänkin. Haaste voi kuitenkin olla saada yrittäjät kiinnostumaan aiheesta joka on heille lähinnä epämääräinen ja pelottava. Nuoremmat työntekijät ja tulevat sukupolvenvaihdokset toivottavasti kuitenkin vauhdittavat kehitystä haastamalla yritysten johtoa tietotekniikan hyödyntämiseksi.

Hiljaisen tiedon siirtoon ja tallentamiseen panostamalla yritys voi vähentää riskejään poikkeustilanteiden varalta. Jos yrityksen avainhenkilö esimerkiksi sairastuu äkillisesti tai lähtee yrityksestä on yrityksen toiminnan jatkuvuudelle hyvin arvokasta jos tieto on verkkotyökaluissa ja koko firman käytössä eikä haudattuna kyseisen henkilön sähköpostilaatikkoon. Sähköposti on valitettavasti tiedon hautausmaa, josta siirtymällä sopiviin verkkotyökaluihin voi helpottaa sähköpostiähkyä sekä tehostaa yhteistyötä ja tiedon kulkua. Oikeilla työkaluilla ja toimintatavoilla hiljainen tieto tallentuu ja jalostuu normaalin työnteon sivutuotteena ja tärkeä tieto jää talteen yrityksen sisälle.

Työpajoissa pohdimme digityökalujen valintaa - siinä mietityttivät tietoturva, pitkälle tähtäävien valintojen tekeminen, työkaluun sitoutuminen sekä palvelujen luotettavuus. Oikeasti korkeaa tietoturvaa tarvitseville yrityksille amerikkalaisten yritysten verkossa tarjoamat palvelut ovatkin varmasti riski. Kysymys lähinnä onkin millaiset vaatimukset normaalilla yrityksellä pitäisi olla ja mille tasolle riskit asettuvat hyötyihin nähden? Itse ylläpidettyjen järjestelmien turvallisuus voi myös oikeasti olla heikompi kuin yritys kuvittelee, varsinkin jos yritys ei itse toimi IT-alalla. Tietoturvariskejä voi vähentää myös valitsemalla suomalaisen palveluntarjoajan, mutta silloin palvelutarjonta pienenee merkittävästi.

Yrittäjät haluaisivat tehdä hyviä ja pitkälle kantavia päätöksiä. Joku kertoi yrittäjästä joka oli uusinut kotisivunsa vuosi sitten ja nyt uudistus joudutaan tekemään uudestaan koska käytetty työkalu on poistumassa markkinoilta. Toinen esimerkki on Drop.io -palvelun katoaminen Facebookin ostettua yritys (uutinen englanniksi - http://techcrunch.com/2010/10/29/facebook-acquires-drop-io-nabs-sam-lessin/ ). Käyttäjille on annettu kaksi kuukautta aikaa siirtää tietonsa pois ennen palvelun alasajoa.

Valitettavasti IT-maailman kehitystahti on perinteisiä liiketoiminta-alueita paljon nopeampi joten palvelut kehittyvät jatkuvasti mutta osa niistä myös katoaa markkinoilta. Hyödynnettävää palvelua valittaessa kannattaakin selvittää paljonko palvelulla on käyttäjiä ja vaikuttaako yrityksen bisnesmalli kannattavalta. Nyrkkisääntönä olen itse pitänyt valita suosittuja palveluita jotta riski palvelun katoamisesta pienenisi.

Kannattaa myös selvittää saako työkalusta tuotua omat tietonsa ulos jotta käytettävän palvelun vaihtaminen olisi mahdollista. Lisäksi ennen lopullista valintaa kannattaa kokeilla palvelua koekäytössä jotta sopivuus omiin tarpeisiin ja järjestelmän todellinen käytettävyys selviävät.

Digityökaluilla pk-yritys voi säästää rahaa, tehostaa toimintaansa ja tallentaa hiljaista tietoa eli ne tarjoavat uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen. Jos aihe kiinnostaa, kannattaa tutustua Innovaatioareenassa pitämääni esitykseen joka on jaossa SlideShare-palvelussa (esitys -http://www.slideshare.net/DigiHame/innovaa).´http:/www.slideshare.net/DigiHame/innovaa )

kirjoittajana Harri Lakkala Intosome

Harri Lakkala toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.

Hiljainen tieto puhutti

Työpajasta haettiin vinkkejä hiljaisen tiedon siirtämiseen

Innovaatioareena keräsi hiljaisesta tiedosta ja digitaalisista työkaluista kiinnostuneita organisaatioiden edustajia Hämeenlinnan Verkatehtaalle. Oma roolini koostui hiljaisen tiedon siirtämisen puheenvuorosta sekä työpajasta, jossa aihetta käsiteltiin syvällisemmin.

Työpajassa pohdittiin haasteita liittyen hiljaisen tiedon siirtämiseen sekä ratkaisuja esille tulleisiin haasteisiin. Esitykseeni voi tutustua SlideSharessa: http://www.slideshare.net/DigiHame/innovaatioareena-satu-luoma.

Osallistujat olivat hyvin kiinnostuneita teemasta, ja olivat tulleet tapahtumaan hankkimaan lisää tietoa ja ideoita käytännön toteuttamiseen. Yleisesti ottaen aihetta pidettiin haastavana. Näin varmasti onkin, koska ratkaisu ei ole yksinään esimerkiksi uuden tietojärjestelmän käyttöönotto tai yksittäisen osaamiskartoituksen laatiminen. Haasteena on myös se, että kaikkea hiljaista tietoa ei voida saada talteen eikä sen pitäisi olla tavoitteenakaan. Lisäksi hiljainen tieto on hyvin henkilökohtaista tietoa, joten siirtämistä ei voida pakottaa - motivaatio ja halu jakamiseen on lähdettävä ihmisestä itsestään. Kuitenkin on olemassa menetelmiä ja työkaluja digitaalisia ja ei-digitaalisia, jotka helpottavat hiljaisen tiedon siirtämistä.

Tässä vaiheessa on hyvä huomauttaa, että hiljaisen tiedon siirtäminen ei tarkoita samanlaista siirtämistä kuin esimerkiksi tavaran siirtäminen ihmiseltä toiselle. Hiljaiseen tietoon liittyy monimuotoisempia kuvioita, kuten vuorovaikutusta ihmisten välillä sekä sanallisen ja sanattoman viestinnän tulkintaa. Henkilökohtaisuuden vuoksi ihminen tulee paljastaneeksi aina itsestään jotain pientä jakaessaan hiljaista tietoaan. Näin ei käy tallennettaessa käsitteellistä tietoa - faktaa - esimerkiksi asiakastietojärjestelmään.

Työpajassa pohdittiin edellä kuvattuja haasteita ja löydettiin ongelmiin ratkaisuja tai ainakin ehdotuksia ratkaisuiksi. Keskeisimpänä toimenpiteenä pidettiin sitä, että ihmisten pitäisi tavata toisiaan enemmän. Se, mitä tapaamisella tarkoitetaan, jäi avoimeksi ja oli vilkkaasti keskusteltu aihe. Tapaaminen voi olla lyhyt, esimerkiksi kahvitauko, tai pidempi tapaaminen parin tunnin palaverissa. Tällöin kuitenkin pitäisi muistaa tarpeeksi löyhä aikataulu ja asialista, jotta jää tilaa hiljaisen tiedon siirtymiselle ja vapaalle kommunikoinnille.

Mielipiteitä jakoivat tapaaminen verkon avulla sekä digitaalisien työkalujen käyttö kommunikoinnissa. Osa oli sitä mieltä, että nämä eivät ole oikeanlaisia välineitä hiljaisen tiedon siirtämisen mahdollistamiseen, koska vaaditaan samassa fyysisessä paikassa olemista.

Toiset kokivat tällaiset työkalut hyvinkin hyödyllisiksi. Tässä oli nähtävissä ajatusmaailmoissa sukupolvien välisiä eroja. Yhdessä kuitenkin todettiin, että esim. videoneuvottelu ei vastaa täysin fyysistä tapaamista, mutta on hyvä väline tiettyihin tilanteisiin. Samaa mieltä oltiin myös siitä, että tapaamisten tulisi olla väljiä, jotta vapaamuotoiselle kanssakäymiselle jäisi tilaa.

Teeman parissa näyttäisi riittävän työsarkaa, koska aihe kiinnostaa monia, mutta osaamista ja tietoa puuttuu. Vajailla tiedoilla ja taidoilla on vaikea lähteä pohtimaan, mitä asioita organisaatiossa pitäisi tehdä, jotta saataisiin haluttuja tuloksia aikaan. Hiljainen tieto on monessa mukana, joten tavoitteet tulee asettaa organisaation tarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Onnistuessaan hiljaisen tiedon ja osaamisen siirtämisellä voidaan muun muassa kehittää asiakaspalvelua, parantaa perehdyttämistä uuteen tehtävään tai hyödyntää kokeneempien työntekijöiden osaamista entistä paremmin.

kirjoittana Satu Luoma, Nurtsi Consulting

Satu Luoma toimii hiljaisen tiedon konsulttina VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hankkeessa. Osana hanketta toteutettiin Innovaatioareenatilaisuus Hämeenlinnassa 12.11.2010, jonka teemana oli hiljainen tieto sekä sosiaaliset mediat.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan antia

VIDICO-hankkeen järjestämään Hiljaisen tiedon innovaatioareenaan Hämeenlinnan Verkatehtaalle perjantaina 12.11.2010 oli ilmoittautunut noin 50 kiinnostunutta miettimään tapoja tunnistaa ja hyödyntää yrityksissä olevaa hiljaista tietoa digitaalisin menetelmin. Joukko oli hyvin erilaisista lähtökohdista, mikä rikastutti mukavasti keskustelevia työpajoja.

Innovaatioareenoiden kautta etsitään uusia innovaatioita ja liiketoimintamahdollisuuksia. VIDICOn pk-yrityksille suunnatussa osakokonaisuudessa tarkoitus on löytää ratkaisuja hiljaisen tiedon tallentamiseen pk-yrityksissä ja kehittää hiljaisen tiedon tallentamiseen valmennusohjelma.

Toimivia työkaluja

Hiljaisen tiedon tallentamiseen ja käsittelyyn on jo olemassa erilaisia toimivia työkaluja. Osaan näistä työkaluja päästiin tutustumaan ja testailemaan hiljaisen tiedon innovaatioareenassa. Tilaisuudessa kiinnitettiin myös huomiota uusien toimintamallien vaikutukseen organisaatiossa. Joukkoälyn voimalla osallistujat pohtivat mitä esteitä on hiljaisen tiedon tallentamiselle sekä ratkaisuja miten esteet voitaisiin ratkaista.

Hiljaisen tiedon innovaatioareenan tarkoituksena oli tiedon jakamisen lisäksi etsiä pilottiyrityksiä VIDICO -hankkeeseen. Mukaan lähtevät pk-yritykset saavat apua hiljaisen tiedon digitalisointiin. Hiljaisen tiedon tallentaminen on tärkeää yrityksen toiminnan turvaamiseksi muutostilanteissa. Muutostilanne yrityksessä voi olla esimerkiksi avainhenkilön poistuminen yrityksen palveluksesta.

Vanhojen ja nuorten erilainen työtapa

Erilaiset muutokset luovat tilanteita, joissa organisaatiot joutuvat etsimään uusia toimintatapoja. Uusien työtapojen digitalisoinnissa tavoitteena on työssä oppimisen integroituminen työntekoon eikä niinkään erillisiin oppimisympäristöihin tai oppimistapahtumiin. Keskusteluissa muodostettiin näkemystä kuinka tätä uutta työtapaa ja digitalisointia voisi hyödyntää. Tavoitteena on tuoda oppivan organisaation elementtejä tietoisuuteen ja käytäntöön.

On havaittu, että työn tekemisen kulttuuri on muuttunut ja sukupolvilla on hyvin erityyppinen näkemys työnteosta. Vanhemmalla sukupolvella on käsitys hyvin suuri luottamus prosesseihin ja järjestettyyn tietoon. Ongelmanratkaisu on usein hidasta, mutta rutiineissa voidaan nojata vahvasti prosessikuvaukseen. Nuoremmassa sukupolvessa on enemmän niitä, jotka hyödyntävät kompleksista ja verkottunutta työtapaa, joka ratkaisee ongelmia ketterästi. Toisaalta kaoottisempi työtapa rasittaa rutiinityön suorittamista.

Vanhemman ja uudemman työtavan ihmisten tulisi kuitenkin usein pystyä toimimaan samassa organisaatiossa. VIDICO hiljainen tieto osakokonaisuus tarjoaa apua osaamisen hyödyntämiseksi erityyppisille työskentelytavoille pk-yrityksessä ja kertomalla minkälaisia teknisiä ratkaisuja tietämyksen välittämiseen löytyy.

kirjoittajana Virpi Messman

Virpi Messman toimii projektipäällikkönä VIDICO-hankkeen Hiljainen tieto yrityksissä -osaprojektissa.