Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamallin ja käsikirjan julkaisutilaisuus 16.4.2013 Innoparkissa Hämeenlinnassa

Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamalli ja sen käyttöä opastava käsikirja on tehty auttamaan kuntaorganisaatioita palvelujen sähköistämisprosessin laadukkaassa toteutuksessa. Toimintamallin ovat laatineet yhteistyössä Hämeenlinnan kaupunki, Innopark Programmes Oy sekä Tieto Oyj/Public Services osana VIDICO-hanketta.

VIDICO-hankkeen Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämistä edistäneen kehitystyön osana syntynyt Sähköisten palvelujen kehittämisen toimintamalli ja käsikirja julkaistaan virallisesti Innoparkissa Hämeenlinnassa tiistaina 16.4.2013 järjestettävässä tilaisuudessa. Tuolloin kuullaan Hämeenlinnan kaupungin kokemuksia sähköisten palvelujen kehitystyöstä sekä saadaan opastusta toimintamallin ja käsikirjan käyttöön.. 

Tule hakemaan uusia eväitä kehittämistyöhön!

OHJELMA:

14.00-14.20    Hämeenlinnan kaupungin puheenvuoro
                          tietohallintojohtaja Riku Moisio

14.20-14.30    Innoparkin puheenvuoro
                          toimitusjohtaja Mikko Koivulehto

14.30-15.00    TietoOyj:n puheenvuoro: Sähköisten palvelujen 
                          kehittämisen toimintamallin ja käsikirjan esittely,
                          Tiia Liffländer, Principal Business Consultant

15.00-15.30    Keskustelua ja kysymyksiä


Tilaisuudessa on kahvitarjoilu. Tilaisuus on maksuton ja se järjestetään Teknologiakeskus Innoparkissa, Vankanlähde 7, Hämeenlinna.  Ilmoittautumiset tilaisuuteen pe 12.4.2013 mennessä osoitteeseen http://bit.ly/Malli

TERVETULOA!

VIDICO-pilotit, Osa 2: Sähköisiä työkaluja Linnan Pyöräverstaalla sekä etäyhteyksiä ja tiedonhallintaa Condens Heat Recovery Oy:ssä

Sähköiset työkalut aloittavassa yrityksessä: Case Linnan pyöräverstas

Linnan Pyöräverstas Oy aloitti toiminnan Hämeenlinnassa marraskuussa 2010. Pyöräverstas on yhdistetty myymälä ja kahvila, sekä tarjoaa mm. pyörien vuokraus- ja huoltopalveluita. Linnan Pyöräverstas myy uusia ja käytettyjä pyöriä, mopoja ja varaosia. Palveluihin kuuluvat pyörien huollot ja korjaukset, noutopalvelu, talvisäilytys- ja huoltopaketit, talvirenkaiden vaihdot ja pyörien vuokraus.

Linnan pyöräverstaan pilotissa haettiin hiljaisen tiedon ratkaisuja asiakastietojen hallintaan, perehdyttämisen tueksi sekä laadun parantamiseksi sähköisillä työkaluilla. Pilotointi aloitettiin prosessien kuvauksilla, joista johdettiin pilotin teemat: oman työn ohjaus, ajankäytön seuranta, työn suunnittelu, asiakashistoria ja asiakastiedot. Asiakastiedon käsittelyn sujuvuus, flow, nousi merkittäväksi tekijäksi kuvattaessa yrityksessä siirtyvää tietämystä.

Linnan pyöräverstaan pilotissa oli tarkoitus tallentaa oppimisympäristöön tietoa tuotteista, asiakkaista, yhteistyökumppaneista ja mielenkiintoisista uusista kokemuksista, palveluista ja muista uusista ideoista. Tämän tarkoituksena oli auttaa yritystä parantamaan palvelun laatua sekä löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin myös, mitä hiljaista tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu tuotettaisiin asiakkaalle entistä laadukkaammin. Oppimisympäristön avulla liiketoimintaansa aloitellut yritys on pystynyt lähes toimintansa alusta asti dokumentoimaan organisaationsa osaamista sekä jakamaan tietoa hallituin ja strukturoiduin menetelmin. 

Etäyhteydet ja tiedonhallinta: Case Condens Heat Recovery Oy

Condens Heat Recovery Oy toimii energia- ja ympäristöaloilla ja sen tuotteet ovat kaasun lämmön talteenotto- ja puhdistuslaitteet sekä niihin liittyvät vedenkäsittelylaitteet.  Toimipisteitä yrityksellä on Hämeenlinnassa ja Porissa.

Condensin pilotissa siirrettiin tietämystä digitaalisesti äänen välityksellä eri toimipisteiden välillä. Pilotissa on käytetty IP-pohjaisia konferenssipuheluita ja dokumenttien jakamista kahden toimipisteen välillä. Hämeenlinnan ja Porin toimipisteiden välillä haettiin asiantuntijoiden avulla parannettua ratkaisua. Lähtökohtana oli aluksi videoneuvottelu, joka vaihtui suunnitteluvaiheen jälkeen konferenssipuheluihin ja tiedostojen jakamiseen. Skaalautuvuus myös ulkomaisiin kontakteihin katsottiin eduksi vientiponnisteluja tehtäessä.

Condens Heat Recoveryn pilottia jatkettiin dokumenttien hallinnan kehittämisellä. Prosessien tarkastelun ja toimintamallien hiomisen seurauksena yrityksessä työskentelevien tietämys on tallentunut paremmin digitaaliseen muotoon ja on nyt helpommin löydettävissä kuin aikaisemmin.

VIDICO-pilotit, Osa1: Kosketusnäyttöjä Mansikkapuistossa ja osaamisen hallintaa Opiferumissa

Case Mansikkapuisto: Kosketusnäyttö ja osaamisen tekeminen näkyväksi

Mansikkapuisto Oy on moniammatillinen ja kokenut lastensuojelun erityisosaaja Hämeenlinnassa. Yrityksen arvoina ovat lapsi- ja nuorikeskeisyys, aito välittäminen, sitoutuminen ja vastuu, ammatillisuus ja yhteisöllisyys. Vuonna 1996 perustetun yrityksen pääpalveluja ovat lastensuojelun ennaltaehkäisevät avopalvelut, laitoshoidon ydinpalvelut sekä jälkihuollon palvelut. Asiakkuutta käsitellään Mansikkapuistossa moniulotteisesti; palvelujen asiakkaina nähdään kuntien tilaajat, palvelujen käyttäjät ja heidän perheensä.

Pilotissa saatiin tuloksia mm. wikin hyödyntämisestä yhteisökasvatuksessa, joka on ammatillista huippuosaamisaluetta Mansikkapuistossa. Mansikkapuiston pilotissa käynnistettiin toinen osa, jossa pyritään kehittämään verkkopalvelua, jossa osaaminen tuodaan paremmin näkyväksi. Verkkopalvelua lähestytään käyttäjälähtöisesti ja sinne pyritään tuottamaan entistä parempaa digitaalista sisältöä. Pilotissa pyrittiin nostamaan myös henkilöstön valmiuksia välittää osaamista digitaalisilla sisällöillä.


Mansikkapuiston VIDICO-pilotissa henkilöstön osaamista tehtiin näkyväksi selainkäyttöisellä wikillä, jonka käyttöliittymä pyörii yrityksessä kosketusnäytön kautta. Kosketusnäytöllä pyrittiin madaltamaan käyttökynnystä. Hoiva-alalla on havaittavissa vastustusta tietotekniikan ja hoitotyön ulkopuolelle jäävien toimenpiteiden tekemiseen. Pilotissa kiinnitettiin erityistä huomiota näiden raja-aitojen murtamiseen hiljaisen tiedon tallentamiseksi.

Case Opiferum: Wiki osaamisen hallinnan apuna

Opiferum on hämeenlinnalainen vuonna 2003 perustettu verkkopalveluihin erikoistunut ohjelmointitalo. Opiferumissa tehdään web-pohjaisia ratkaisuja sekä koodausta, ja tarjotaan web-hotellipalvelua.

Tavoitteena Opiferumin VIDICO-pilotissa oli saada projektikohtaista tietämystä tallennettua yrityksen tietovarannoksi. Tietovaranto toimisi myös työntekijöiden tukena työn teolle. Opiferumin pilotti toteutettiin MediaWikillä.

Pilotissa testattiin kokouskäytäntöjä ja projektimuistioiden työstämistä wiki -sovellusten avulla. Pilotissa haettiin tiedon levittämisen nopeutumista työyhteisössä. Tiedon nopea leviäminen paransi työntekijöiden mahdollisuuksia hahmottaa oman työnsä kannalta tärkeitä asioita ja auttoi myös yrityksen johtoa päätöksentekoprosessissa. Pyrkimyksenä oli oppiva työympäristö, joka tukee oppimista ja motivoi siihen. Työyhteisö, joka tuntee omat osaamisalueensa, kykenee pitämään yllä jatkuvaa, uutta osaamista synnyttävää oppimista.

Pilotissa kehitettiin toimintaympäristön dokumentointia. Tietoa pyrittiin tallentamaan laadukkaammin mm. asiakkaista, yhteistyökumppaneista, kilpailijoista, mielenkiintoisista uusista tekniikoista tai palveluista. Tällä parannettiin palvelun laatua sekä pyrittiin löytämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Pilotin aikana pohdittiin, mitä tietoa asiakassuhteesta olisi tallennettava, jotta palvelu tuotettaisiin entistä laadukkaammin. Todettiin, että on tärkeää olla kiinnostunut myös omasta toiminnasta, ja kerätä siitä jatkuvasti palautetta samalla sitä myös analysoiden. Pilotin yhtenä tavoitteena oli saada yrityksen sisällä syntyviä ideoita paremmin esille.

PAPERISTA BITTIIN - Houkuttelu uuteen toimintakulttuuriin -seminaari 10.4.2013 Finlandia-talolla

Osaamista on tehty näkyväksi digitaalisilla sisällöillä niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. 

Tule mukaan kuulemaan VIDICO -hankkeen kehitystyön tuloksista!

• Tekemisen 2-sormijärjestelmästä 10-sormijärjestelmään, kansanedustaja Mikael Jungner

• Kuntalaisten sähköiset palvelut, tietohallintojohtaja Riku Moisio, Hämeenlinnan kaupunki

• Digital Campus – hyppy uuteen toimintamalliin, Kalle Räihä, HAAGA-HELIA & Aki Antman, Sulava

• Luova tulevaisuustila merkitysyhteiskunnan ja ubiikkioppimisen airueena, Professori Sirkka Heinonen ja projektitutkija Juho Ruotsalainen, Tulevaisuuden tutkimuskeskus

• Pk-yritysten loikka digiaikaan, Virpi Messman, Innopark Programmes Oy

Seminaari on maksuton.

Ilmoittaudu 3.4. mennessä http://bit.ly/VIDICO2013

Tilaisuuden ohjelman ja kutsun löydät täältä.

* * *

OHJELMA:

11.30   Ilmoittautuminen ja kahvitarjoilu

12.00   Avajaissanat, seminaarin puheenjohtaja Lis-Marie Enroth-Niemi, johtaja, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu ja projekti-koordinaattori Hanna Willner, Innopark Programmes Oy

12.10   Tekemisen 2-sormijärjestelmästä 10-sormijärjestelmään, kansanedustaja Mikael Jungner

12.55   Kuntalaisten sähköiset palvelut, tietohallintojohtaja Riku Moisio, Hämeenlinnan kaupunki

13.20   Digital Campus – hyppy uuteen toimintamalliin, lehtori Kalle Räihä, HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu ja toimitusjohtaja Aki Antman, Sulava

13.45   Virkistys- ja kahvitauko

14.10   Rajapinnat ylittävällä yhteistyöllä uusia ideoita osaamisen hallintaan, Tohtori Pekka Tuttava, Näennäisyyden instituutti - Global Innovativ, Toijala

 14.40   Luova tulevaisuustila merkitys-yhteiskunnan ja ubiikkioppimisen airueena, Professori Sirkka Heinonen ja projektitutkija Juho Ruotsalainen, Tulevaisuuden tutkimuskeskus

15.20   Pk-yritysten loikka digiaikaan, projektipäällikkö Virpi Messman, Innopark Programmes Oy

15.50   Päätössanat, puheenjohtaja Lis-Marie Enroth-Niemi

16.00   Seminaari päättyy

Tilaisuus järjestetään Finlandia-talossa Helsingissä (Mannerheimintie 13 e), B-salissa.

Videokuvaa ja liikkuvia osia

VIDICO-hankkeessa on tammikuu 2013 mennyt vauhdilla erilaisten raportointien parissa. Näin hankkeen lähetessä loppuaan sitä alkaa käymään läpi hankeaineistoa loppuseminaaria ja -raporttia varten. Siinä viimeistäänkin huomasi hyvin sen, kuinka paljon muutosta VIDICO on saanut aikaan eri organisaatioissa osaamisen digitalisointiin keskittyneillä kehitystoimilla. Olemme vaikuttaneet toimintatapoihin monella eri tasolla. Olemme muuttaneet pilottiyritysten työtapoja, vaikuttaneet Porvoo Campuksen opiskelijoiden oppimisprosesseihin sekä muuttaneet tapaa, jolla hämeenlinnalaiset voivat antaa palautetta kaupungille sen palveluprosesseista tai vaikkapa rikkinäisestä katuvalosta.

Nyt kun vielä viimeisten keskeneräisten pilottieprojektien toimia päätellään ja kerätään yhteen sitä kokemusta ja osaamista, hiljaista tietoa, mitä hankkeen aikana on syntynyt, miettii väkisinkin sitä, mitä tästä jää jälkeen. Paljon on tehty ja hankkeen tulokset näkyvät konkreettisesti useimmiten rakenteiden ja toimintoprosessien kehittymisinä. Mappirivistöä tarkastellessa huomaa myös sen, että tulosten lisäksi saimme aikaan EU-hankkeiden byrokratian ansiosta myös melkoisen määrän paperia. Jotta VIDICOn tulokset jäisivät elämään myös hankkeen päättymisen jälkeen muuallakin kuin mappiarkistossa kellarin uumenissa, olemme päättäneet käyttää osaamisen siirtämisessä apuna hankkeen teeman mukaisesti digitaalisia ratkaisuita. Sitten nähdään, osaammeko me itse tehdä omaa osaamistamme näkyväksi digitaalisilla sisällöillä. Teetämme muutamia lyhyitä videoita, joissa annamme muutosprosessien kohteina olleille puheenvuoron. He saavat itse kertoa, mitä muutosta on tapahtunut ja miten se on vaikuttanut. Näiden videoiden avulla saadut kokemukset ja hyvät käytännöt jäävät toivottavasti elämään.

Videoiden ohella käytämme tulosten julkaisemisessa toki myös perinteisempiä keinoja, kuten seminaareja sekä julkaisuja. Hankkeen tuloksia esittelevää julkaisua työstäessä tulee väkisinkin käytyä läpi se aineisto, mitä hankkeessa on kerätty ja analysoitua tuotoksia. Tämä käy hyvästä harjoituksesta sekä videoiden käiskirjoituksen suunnittelulle sekä myös loppuseminaarin suunnittelulle.

Tärkein tapa viestiä VIDICOn tuloksista on kuitenkin oma, koko hankkeen yhteinen loppuseminaari 10.4.2013 Helsingissä. Siellä me VIDICO-toimijat kokoonnumme yhteen kertomaan hankkeen aikana saavutetuista tuloksista sekä jakamaan oppimaamme videoiden, kirjallisten julkaisujen sekä sanallisen kerronnan avulla. Neljän osahankkeen toimijoiden aikataulujen, tavoitteiden ja sovittamisessa yhteen tuntuu välillä olevan liikaa liikkuvia osia. Tilaisuuden järjestelyt ovat jo onneksi aivan loppusuoralla ja julkaisemme tilaisuuden kutsun ja ohjelman lähiaikoina - digitaalisessa muodossa, tietysti!


kirjoittajana
Hanna Willner
projektikoordinaattori
Innopark Programmes oy

Joulutervehdys

VIDICO kohti loppuhuipennusta!

Joulu ja vuodenvaihde lähenevät vauhdilla ja yhdessä hujauksessa ollaankin kohta jo vuoden 2013 puolella. VIDICO-hankkeen syksyllä 2009 alkanut työ osaamisen näkyväksi tekemisessä alkaa vähitellen olla lopuillaan. Hanke päättyy huhtikuun 2013 loppuun. Nyt kerätään kasaan hankkeen aikana kertyneitä oppeja ja kokemuksia sekä päätellään viimeisiä keskeneräisiä prosesseja.

VIDICO huipentuu Helsingissä järjestettävään loppuseminaariin 10.4.2013. Tuolloin esitellään se, mitä kaikkea hankkeessa on saatu aikaan vuosien varrella Haaga-Heliassa, Tulevaisuuden tutkimuskeskuksessa ja Innoparkissa. Loppuseminaarissa käydään läpi Luova Tulevaisuustila –osahankkeen satoa ja tutustutaan tulevaisuusikkunaan sekä kerrotaan pk-yritysten kokemuksista hiljaisen tiedon yrityspiloteissa. Tietysti myös esitellään Hämeenlinnan kaupungin palveluprosessien sähköistämistä ja niiden myötä syntynyttä palveluiden sähköistämisen käsikirjaa sekä hankkeen avulla kehitettyä LeaP – Learning and Projects –järjestelmää, joka on otettu Haaga-Heliassa käyttöön projektimuotoisen oppimisen tukena osaamisen jakamisessa sekä yritysyhteistyön edistämisessä. Loppuseminaarissa on luvassa paljon mielenkiintoista asiaa sekä hyviä puheenvuoroja.

Paljon on mahtunut erilaisia ihmisiä ja asioita VIDICO-hankkeessa matkan varrelle. Aikaa on käytetty jonkin verran siihen, että on kilpailutettu, raportoitu ja täytelty erilaisia pakollisia, mutta merkityksettömiltä tuntuvia lippulappuja. Eniten aikaa on käytetty onneksi juuri siihen mihin pitikin: osaamisen näkyväksi tekemiseen, digitalisoimiseen ja jakamiseen sekä ennen kaikkea toimintatapamuutosten käynnistämiseen niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla. Hankkeessa on saatu aikaan aidosti hyviä tuloksia.

Pääosin hommat VIDICO-hankkeessa ovat sujuneet mallikelpoisesti. Mutta myönnetään, että aina kaikki ei ole mennyt ”ihan niin kuin Strömsöössä”. Tehdyt suunnitelmat ovat menneet välillä uusiksi, kun pilottiprojekteissa on todettu, että tehdyt kokeilut eivät ole syystä tai toisesta toimineet. Järjestelmien kehittämisen kanssa on tullut aikatauluongelmia ja tietotekniikan kanssa kun pelataan, niin ainahan laitteet eivät toimi niin kuin pitäisi ja silloin kuin pitäisi. Ja kilpailuttaminenkin on aiheuttanut välillä harmaita hiuksia. Mutta kaikesta on selvitty, mokista ja ongelmista on otettu opiksi.

Välillä on vuodatettu verta, hikeä ja kyyneleitä maksatushakemuspapereihin, ihan kirjaimellisestikin. Mutta myös naurua on riittänyt. Projektikoordinaattorina olen oppinut, että työnkuvaani kuuluu ihan kaikki kolmemetrisen pehmolohikäärmeen kantamisesta sovittelijan roolin kautta aina kahden järjestelmän arkkitehtuurin yhteensovittamiseen. Kahta samanlaista päivää ei ole ollut, ja hyvä niin. Tämä on ollut opettavainen matka niin minulle kuin varmasti myös kaikille muille VIDICOlaisille. Toivottavasti saamme jakaa hankkeen aikana kertyneen osaamisemme kanssasi. Tilaisuuden yksityiskohdat varmistuvat myöhemmin, mutta voit ennakkoilmoittautua jo nyt ja varata itsellesi paikan maksuttomasta loppuseminaaristamme täältä.


Tervetuloa mukaan!



kirjoittajana Hanna Willner
projektikoordinaattori, VIDICO-hanke
Innopark Programmes Oy