Raportoinnin riemua

Vuoden vaihteessa sain taas toteuttaa itsessäni piilevää raportoijaa. ”Ei me juoruta, me raportoidaan” vitsi oli kaukana tekemästäni raportoinnista. Samoja asioita pyöriteltiin hiukan eri näkökulmasta riippuen siitä kenelle raportoidaan. Onko kyseessä viimevuoden toimintani taloudellinen vai sisällöllinen merkitys, onko toimillani mahdollisesti ollut tasa-arvoon tai ympäristön suojeluun liittyviä vaikutuksia.

On hyvä katsoa taaksepäin. Afrikkalainen kansanviisaus vertaa tulevaisuutta, takaperin kävelemiseen. Voimme sivustassa nähdä merkkejä siitä, mikä kohta avautuu silmiemme edessä ja jatkaessamme kävelyä nuo äsken lähellä olleet asiat loittonevat. Aivan kuten käy kun tapahtuneet asiat loittonevat historiaan. Raportoinnissa tulee olo kuin katsoisi historiaan. Raportointi avaa myös mahdollisuuden tutkailla mitä asioita jää sivustoille. Mitä ja minkä asian kanssa kohta olemme tekemisissä.

Raportointiin varattu työaika antaa myös luvallisen syyn pysähtyä ja miettiä mitä ja miksi teen. Nämä ovat asioita, jotka kovassa kiireessä ja ” flowssa” tapaavat joskus jäämään vähälle huomiolle.

Toisaalta raportointi on vaikeaa synnyttämistä. Taiteilijat puhuvat luomisen tuskasta. Raportoidessani mietin välillä, montako sanaa ihminen pystyy päivässä tuottamaan. Raportin laatu ei välttämättä näy tekstin pituudessa ja määrässä. Kaikki oleelliset asiat pitäisi kuitenkin pystyä ilmaisemaan ja siinä auttaa, että asiaa käsittelee laveasti ja perusteellisesti. Mutta mikä arvo on sillä, että raportti pysyy luettavana ja mielenkiintoisena ja että mahdollisimman moni lukee raportin? Monet lukevat raporteista johdannon ja sisällysluettelon ja mahdollisesti jokusen mielenkiintoiselta vaikuttavan kappaleen. Raporteista halutaankin usein tiivistelmiä, koska niitä ei jakseta lukea kokonaan.

Mitä digitaalisuus voi tarjota raporttien tuottajille ja lukijoille?

Digitaalisuus voi tarjota lukijoille helpomman tavan löytää raporteissa muhiva tieto. Hakukoneet ovat oivallisia, jos vain tekstin tuottaja on muistanut huomioida, että teksti on hakukoneiden helposti löydettävissä ja että hakuun on osattu optimoida tekstin tarvitsijoiden kannalta oleellisia hakusanoja ja avainsanoja. Huikeaa olisi, jos raportteja tai niiden tiivistelmiä vielä kaiutettaisiin verkossa. Tämä kaiuttaminen voi olla markkinointityyppistä viestimistä sosiaalisessa mediassa, jolloin tieto tiedosta viedään foorumeille, joissa sillä on suurempi mahdollisuus tulla luetuksi ja tiedon hyödynnetyksi. Raportin henkilöityminen ja esiintyminen vuorovaikutteisessa kanavassa saattaa myös mahdollistaa yllättäviä kohtaamisia.


Viestitään ja kohdataan digitaalisesti vuonna 2012!


kirjoittajana Virpi Messman
projektipäällikkö, Hiljainen tieto yrityksissä -osakokonaisuus